Respuesta rápida
Primero comprime el PDF: casi todos los archivos que no se pueden subir son escaneos o fotos, y bajar la resolución de las imágenes a unos 150 ppp suele reducirlos a la mitad o menos. Si sigue siendo grande, quita las páginas que el portal no necesita o divide el archivo. Quédate algo por debajo del límite indicado.
Los formularios online son estrictos con el tamaño de los archivos. Las solicitudes de empleo, los portales universitarios, los sistemas de visados e inmigración, los partes de seguros y las solicitudes de ayudas a menudo solo aceptan PDF de 1, 2, 5 o 10 MB. Mientras tanto, el escaneo con el móvil de una solicitud de pasaporte de tres páginas puede llegar fácilmente a 15 MB. El portal solo dice «archivo demasiado grande» y no da ninguna pista.
Esta guía te muestra cómo dejar un PDF por debajo de un límite de subida en el orden correcto: primero comprimir, después quitar páginas y, por último, dividir. También repasa los métodos gratuitos que ya trae tu ordenador o tu móvil, y los errores que hacen que el documento sea ilegible para quien lo revisa.
Por qué los límites de subida son tan bajos
Los portales de subida suelen ser sistemas antiguos que guardan cada adjunto durante años. Los límites bajos mantienen manejables su almacenamiento y sus colas de revisión. El correo permite unos 20–25 MB por mensaje; los formularios de subida suelen ser mucho más estrictos. Estos son los límites habituales:
| Dónde lo subes | Límite habitual para PDF | Qué suele funcionar |
|---|---|---|
| Portales de empleo | 2–5 MB por archivo | Comprimir con Recomendada |
| Portales de universidades y colegios | 2–10 MB por archivo | Comprimir; dividir los expedientes largos |
| Formularios de visado e inmigración | 1–4 MB por archivo | Comprimir con Fuerte, escanear en escala de grises |
| Seguros y solicitudes de ayudas | 5–10 MB por archivo | Comprimir; un PDF por tipo de documento |
| Presentación electrónica en juzgados y administración | Varía, a menudo 10–35 MB | Seguir las normas de PDF del propio organismo |
Son rangos habituales, no reglas. Usa siempre la cifra que aparece en la página de subida.
Qué hace que tu PDF sea demasiado grande
Casi todos los archivos que no se pueden subir tienen una de estas tres causas.
- Un escaneo a alta resolución. Los escáneres y las apps de escaneo usan por defecto 300–600 ppp a todo color. Una página de texto normal no necesita tanto.
- Fotos del móvil dentro de un PDF. Una foto de un móvil actual tiene 12 megapíxeles o más. Convertida en página de PDF, conserva todos esos píxeles.
- Varios documentos unidos. Diez escaneos de 1 MB forman un archivo de 10 MB, y un límite de 5 MB sigue siendo de 5 MB.
Los documentos escritos y exportados desde un procesador de textos rara vez son el problema. Una carta de 20 páginas suele quedarse muy por debajo de 1 MB. Si la tuya es grande, seguramente lleva imágenes grandes.
Paso a paso: reduce el PDF con MyPDFDone
- 01Averigua el límite exactoLee en la página de subida el tamaño máximo por archivo y los formatos permitidos. Fíjate en si el límite es por archivo o para todos los archivos juntos.
- 02Sube el PDF a Comprimir PDFAbre la herramienta Comprimir PDF de MyPDFDone y arrastra tu archivo a la zona de carga. Se aceptan archivos de hasta 100 MB.
- 03Elige un nivelEmpieza por Recomendada. Si el resultado sigue por encima del límite, vuelve a comprimir el original con Fuerte. Usa Ligera solo si hay que imprimir el archivo.
- 04Revisa el tamaño y la vista previaEl nuevo tamaño y la vista previa se muestran gratis. Amplía la letra pequeña, las firmas y los sellos para asegurarte de que quien lo revise pueda leerlos.
- 05Descarga y sube al portalSi se ve bien, descarga el archivo reducido por 2,99 US$, pago único, y súbelo. Si sigue siendo demasiado grande, divídelo o elimina las páginas que no necesitas.
Subir, comprimir y ver la vista previa es gratis, así que ves el nuevo tamaño exacto antes de decidir nada. Si descargas, pagas 2,99 US$ una sola vez por ese archivo, no es una prueba que se convierte en suscripción. Si un archivo no se puede reducir más, MyPDFDone te dice que ya está optimizado en lugar de devolverte un archivo más grande.
¿Qué nivel elegir?
Recomendada deja las imágenes a unos 150 ppp, que se ven claras en pantalla y sirven para imprimir con normalidad. Fuerte baja a unos 72 ppp: va bien para límites muy estrictos, como 1–2 MB, pero la letra pequeña de los escaneos pierde nitidez. Si necesitas Fuerte, comprime siempre el original, no una copia ya comprimida, porque cada ronda de compresión pierde un poco más de detalle.
Si sigue siendo demasiado grande: quita páginas y luego divide
Cuando comprimir no basta, mira el contenido antes de recurrir a ajustes más agresivos.
Quita las páginas que el portal no necesita. Los reversos en blanco de páginas impresas a una cara, las portadas, las instrucciones que escaneaste sin querer y las páginas duplicadas añaden peso. Quítalas con Eliminar páginas de PDF escribiendo sus números, por ejemplo 2,4-6.
Divide el archivo en varias subidas. Muchos portales admiten varios archivos, uno por tipo de documento: uno para tu documento de identidad, otro para tu título, otro para las referencias. Dividir PDF corta un archivo por rangos de páginas como 1-3,4-7, y recibes un ZIP con un PDF por rango. Ponle a cada parte un nombre claro, por ejemplo «Garcia-titulo.pdf» en lugar de «scan0001-parte2.pdf».
Vuelve a escanear con un ajuste más bajo. Si todavía tienes el papel, un escaneo nuevo a 200 ppp en escala de grises suele ser más pequeño que cualquier versión comprimida de un escaneo a color de 600 ppp, y se ve más limpio.
Cuando el portal pide un solo archivo para todo
Algunos formularios tienen una única casilla de subida para la «documentación adicional», con un único límite de tamaño. En ese caso, el orden de los pasos importa:
- Pon las páginas en el orden que espera quien revisa, normalmente el de la lista de requisitos del formulario.
- Une los PDF separados en un solo archivo.
- Comprime el archivo unido una sola vez y comprueba el tamaño.
- Si sigue siendo demasiado grande, quita las páginas opcionales (copias extra, páginas en blanco, instrucciones) en lugar de forzar más la compresión.
Comprimir cada archivo por separado y luego unirlos también funciona, pero acabas revisando la calidad varias veces, y los archivos unidos pueden llevar fuentes e imágenes duplicadas que una última pasada de compresión elimina.
Formas gratuitas de reducir un PDF en tu dispositivo
No siempre necesitas una herramienta online. Estas opciones integradas funcionan, con algunas limitaciones.
Windows
Windows no trae un compresor de PDF. Si el PDF sale de un documento que escribiste tú, vuelve a exportarlo desde la aplicación original y elige en el cuadro de guardado la opción de tamaño mínimo o más pequeño, que reduce la resolución de las imágenes. Para los escaneos, baja la resolución en el programa del escáner (200 ppp, escala de grises) antes de guardar el PDF.
Mac
Abre el PDF en Vista Previa, elige Archivo > Exportar y selecciona el filtro Quartz para reducir el tamaño del archivo. Es gratis y rápido, pero muy agresivo: puede dejar borroso el texto escaneado y pixeladas las fotos. Revisa bien el resultado antes de subirlo y conserva el original.
iPhone y iPad
Al escanear con la app Notas o Archivos no puedes elegir la resolución, pero los escaneos en escala de grises o en blanco y negro ocupan mucho menos que los de color. Elige el filtro antes de guardar. Para un PDF grande que ya tienes no hay compresor integrado; usa una herramienta web desde Safari.
Android
Los escaneos hechos con la función de escaneo de una app de almacenamiento en la nube suelen estar ya comprimidos. Si una foto de la cámara tiene que convertirse en PDF, hazla con una resolución más baja o recórtala bien antes, para que se guarde menos imagen.
Errores que debes evitar
- Comprimir un archivo ya comprimido. Cada ronda empeora las imágenes. Conserva el original y comprime siempre a partir de él.
- Hacer una captura de pantalla de cada página. Las capturas se ven bien en tu pantalla, pero suelen quedar borrosas cuando quien revisa amplía, y pierden el texto real.
- Cambiar la extensión a .jpg o .zip. No cambia el tamaño, y el portal puede rechazar o dañar el archivo.
- Enviar un archivo protegido con contraseña. Muchos portales no pueden abrir PDF cifrados y los rechazan sin avisar. Si tu archivo tiene una contraseña que conoces, quítala antes; consulta cómo quitar la contraseña de un PDF.
- Olvidarte de quien lo revisa. Un archivo que pasa el control de tamaño pero no se puede leer puede hacer que te devuelvan la solicitud. Amplía la vista previa.
Una comprobación rápida antes de pulsar Subir
- El archivo está algo por debajo del límite indicado, no justo en él.
- Todas las páginas están derechas y en el orden correcto.
- Has ampliado el texto más pequeño, las firmas y los sellos, y se leen bien.
- El nombre del archivo dice qué documento es.
- El PDF no tiene contraseña, salvo que el portal la pida.
Si vas a enviar el mismo documento por email en lugar de subirlo, los límites y los trucos cambian un poco; consulta cómo reducir el tamaño de un PDF para enviarlo por email. Y si el portal necesita un único archivo combinado, empieza por cómo unir varios PDF en uno y comprime el resultado.
Preguntas frecuentes
Algunos sistemas cuentan un megabyte como 1.000.000 bytes y otros como 1.048.576, y algunos suman también los datos del formulario. Un archivo de 4,9 MB puede no pasar un límite de 5 MB. Para ir sobre seguro, apunta a un 90 % del límite indicado.
Normalmente no. El texto escrito se guarda como contornos de fuente y sigue nítido en todos los niveles. Las páginas escaneadas y las fotos pierden algo de detalle fino, por eso conviene ampliar la vista previa antes de subirlo.
Solo si el portal acepta archivos ZIP, y la mayoría de portales de documentos no lo hacen. Además, un ZIP ahorra muy poco con un PDF, porque el contenido de un PDF ya va comprimido por dentro.
Únelos primero en un solo PDF y después comprime el archivo unido. Si unes primero, solo tienes que comprobar la calidad y el tamaño una vez.
No. La compresión cambia cómo se guardan las imágenes; no elimina texto, firmas ni campos rellenados. Si añadiste la firma como imagen, revísala en la vista previa, porque es el detalle que más puede perder nitidez.
Comprueba cómo trata el servicio los archivos. MyPDFDone los envía por HTTPS, los guarda en un almacenamiento privado y los elimina automáticamente 2 horas después de subirlos. Nadie los abre y nunca se usan para entrenar nada.