PDF troppo grande da caricare? Come rientrare nel limite di un portale

I moduli online sono rigidi sulle dimensioni dei file. Candidature di lavoro, portali universitari, sistemi per visti e immigrazione, richieste di rimborso assicurativo e domande di sussidi spesso accettano PDF da 1, 2, 5 o 10 MB al massimo. Intanto la scansione fatta col telefono di una domanda di passaporto di tre pagine può arrivare facilmente a 15 MB. Il portale si limita a dire «file troppo grande» senza darti consigli.

Questa guida spiega come far rientrare un PDF in un limite di caricamento nell'ordine giusto: prima comprimi, poi togli pagine, infine dividi. Copre anche i metodi gratuiti integrati nel computer o nel telefono e gli errori che rendono un documento illeggibile per chi lo esamina.

Perché i limiti di caricamento sono così bassi

I portali di caricamento sono spesso sistemi vecchi che conservano ogni allegato per anni. Limiti bassi tengono sotto controllo lo spazio di archiviazione e le code di revisione. L'email consente circa 20–25 MB per messaggio; i moduli di caricamento di solito sono molto più severi. I limiti tipici sono questi:

Sono intervalli tipici, non regole. Usa sempre il numero indicato nella pagina di caricamento.

Cosa rende il tuo PDF troppo grande

Quasi ogni file troppo pesante ha una di queste tre cause.

• Una scansione ad alta risoluzione. Scanner e app di scansione usano di default 300–600 dpi a colori. Una pagina di solo testo non ne ha bisogno.
• Foto del telefono inserite in un PDF. Una foto di un telefono moderno ha 12 megapixel o più. Trasformata in una pagina PDF, conserva ognuno di quei pixel.
• Più documenti uniti insieme. Dieci scansioni da 1 MB fanno un file da 10 MB, e un limite di 5 MB resta di 5 MB.

I documenti digitati ed esportati da un programma di videoscrittura raramente sono il problema. Una lettera di 20 pagine di solito pesa molto meno di 1 MB. Se la tua è pesante, probabilmente contiene immagini grandi.

Passo per passo: alleggerire il PDF con MyPDFDone

1. 01Trova il limite esattoLeggi nella pagina di caricamento la dimensione massima per file e i formati ammessi. Verifica se il limite vale per ogni file o per tutti i caricamenti insieme.
2. 02Carica il PDF in Comprimere PDFApri lo strumento Comprimere PDF di MyPDFDone e trascina il file nel riquadro di caricamento. Sono accettati file fino a 100 MB.
3. 03Scegli un livelloParti da Consigliata. Se il risultato supera ancora il limite, comprimi di nuovo l'originale con Forte. Usa Leggera solo se il file deve essere stampato.
4. 04Controlla dimensioni e anteprimaLa nuova dimensione e un'anteprima vengono mostrate gratis. Ingrandisci caratteri piccoli, firme e timbri per assicurarti che chi esamina il file riesca ancora a leggerli.
5. 05Scarica e carica sul portaleSe va bene, scarica il file più leggero per 2,99 $, con pagamento una tantum, e caricalo. Se è ancora troppo grande, dividilo o elimina le pagine che non servono.

Caricare, comprimere e vedere l'anteprima è gratis, quindi vedi la nuova dimensione esatta prima di decidere qualsiasi cosa. Se scarichi, paghi 2,99 $ una tantum per quel file, non una prova che si trasforma in abbonamento. Se un file non può diventare più piccolo, MyPDFDone ti dice che è già ottimizzato invece di restituirti un file più grande.

Quale livello scegliere?

Consigliata mantiene le immagini a circa 150 dpi: nitide sullo schermo e adatte alla stampa normale. Forte scende a circa 72 dpi: va bene per limiti molto severi come 1–2 MB, ma i caratteri piccoli nelle scansioni perdono nitidezza. Se ti serve Forte, comprimi sempre l'originale, non una copia già compressa, perché ogni passaggio di compressione perde un po' di dettaglio in più.

Se è ancora troppo grande: togli pagine, poi dividi

Quando la compressione da sola non basta, guarda il contenuto prima di passare a impostazioni più aggressive.

Togli le pagine che al portale non servono. Retri bianchi di pagine stampate su un solo lato, copertine, istruzioni scansionate per sbaglio e pagine doppie aggiungono peso. Eliminale con Eliminare pagine PDF scrivendo i loro numeri, per esempio 2,4-6.

Dividi in caricamenti separati. Molti portali consentono più file, uno per tipo di documento: uno per il documento d'identità, uno per il diploma, uno per le referenze. Dividere PDF taglia un file per intervalli di pagine come 1-3,4-7, e ottieni uno ZIP con un PDF per intervallo. Dai a ogni parte un nome chiaro, per esempio «Rossi-diploma.pdf» invece di «scan0001-parte2.pdf».

Scansiona di nuovo con un'impostazione più bassa. Se hai ancora il cartaceo, una nuova scansione a 200 dpi in scala di grigi spesso pesa meno di qualsiasi versione compressa di una scansione a colori a 600 dpi, ed è più pulita.

Quando il portale vuole un unico file per tutto

Alcuni moduli hanno un'unica casella di caricamento per i «documenti allegati», con un unico limite di dimensioni. In quel caso l'ordine delle operazioni conta:

1. Metti le pagine nell'ordine che si aspetta chi esamina la pratica, di solito quello dell'elenco nel modulo.
2. Unisci i PDF separati in un unico file.
3. Comprimi il file unito una volta, poi controlla le dimensioni.
4. Se è ancora troppo grande, togli le pagine facoltative (copie in più, pagine bianche, istruzioni) invece di spingere ancora la compressione.

Funziona anche comprimere ogni file separatamente e poi unirli, ma finisci per controllare la qualità più volte, e i file uniti possono contenere font e immagini duplicati che un passaggio finale di compressione elimina.

Modi gratuiti per alleggerire un PDF sul tuo dispositivo

Non sempre serve uno strumento online. Queste opzioni integrate funzionano, con qualche limite.

Windows

Windows non ha un compressore PDF integrato. Se il PDF nasce da un documento che hai scritto tu, esportalo di nuovo dall'app di origine e scegli nella finestra di salvataggio l'opzione per le dimensioni ridotte o minime, che abbassa la risoluzione delle immagini. Per le scansioni, abbassa la risoluzione nel software dello scanner (200 dpi, scala di grigi) prima di salvare il PDF.

Mac

Apri il PDF in Anteprima, scegli File > Esporta e seleziona il filtro Quartz «Riduci dimensioni file». È gratuito e veloce, ma molto aggressivo: può rendere sfocato il testo scansionato e le foto sgranate. Controlla bene il risultato prima di caricarlo e conserva l'originale.

iPhone e iPad

Quando scansioni con l'app Note o File non puoi scegliere la risoluzione, ma le scansioni in scala di grigi o in bianco e nero pesano molto meno di quelle a colori. Scegli il filtro prima di salvare. Per un PDF pesante già esistente non c'è un compressore integrato: usa uno strumento nel browser da Safari.

Android

Le scansioni fatte con la funzione di scansione di un'app di archiviazione cloud di solito sono già compresse. Se una foto della fotocamera deve diventare un PDF, scattala con un'impostazione di risoluzione più bassa, o ritagliala bene prima, così viene salvata una porzione minore dell'immagine.

Errori da evitare

• Comprimere un file già compresso. Ogni passaggio peggiora le immagini. Conserva l'originale e comprimi sempre da quello.
• Fare uno screenshot di ogni pagina. Gli screenshot sembrano a posto sul tuo schermo, ma spesso risultano sfocati quando chi esamina il file ingrandisce, e perdono tutto il testo vero.
• Rinominare il file in .jpg o .zip. Non cambia le dimensioni, e il portale potrebbe rifiutarlo o danneggiarlo.
• Inviare un file protetto da password. Molti portali non riescono ad aprire i PDF cifrati e li rifiutano senza avvisare. Se il file ha una password che conosci, rimuovila prima; vedi come rimuovere la password da un PDF.
• Dimenticarti di chi lo leggerà. Un file che supera il controllo delle dimensioni ma non si legge può farti respingere la domanda. Ingrandisci l'anteprima.

Un controllo veloce prima di premere Carica

Se invii lo stesso documento via email invece di caricarlo, limiti e trucchi sono un po' diversi; vedi come ridurre le dimensioni di un PDF per l'email. E se il portale vuole un unico file combinato, parti da come unire più PDF in un unico file e poi comprimi il risultato.