Коротка відповідь
Спершу стисніть PDF: більшість завеликих файлів — це скани або фото, і зниження роздільності зображень приблизно до 150 dpi зазвичай зменшує їх удвічі або більше. Якщо файл усе ще завеликий, приберіть сторінки, які порталу не потрібні, або розділіть файл на частини. Цільтеся трохи нижче заявленого ліміту, бо деякі портали рахують мегабайти по-різному.
Онлайн-форми суворо обмежують розмір файлів. Системи подання резюме, університетські портали, візові та міграційні сервіси, страхові заяви й заявки на виплати часто приймають PDF лише до 1, 2, 5 чи 10 МБ. А скан тристорінкової анкети на паспорт, зроблений телефоном, легко сягає 15 МБ. Портал просто пише «файл завеликий» і нічого не підказує.
У цьому посібнику показано, як вписати PDF у ліміт у правильному порядку: спершу стиснути, потім прибрати сторінки, а розділяти — в останню чергу. Також ідеться про безкоштовні способи, вбудовані у ваш комп’ютер чи телефон, і про помилки, через які документ стає нечитабельним для того, хто його перевіряє.
Чому ліміти на завантаження такі малі
Портали для завантаження — часто старі системи, які роками зберігають кожне вкладення. Малі ліміти допомагають тримати під контролем сховище й черги на перевірку. Пошта дозволяє близько 20–25 МБ на лист, а форми завантаження зазвичай набагато суворіші. Типові ліміти виглядають так:
| Куди ви завантажуєте | Типовий ліміт для PDF | Що зазвичай спрацьовує |
|---|---|---|
| Системи подання заявок на вакансії | 2–5 МБ на файл | Стиснення «Рекомендоване» |
| Портали університетів і шкіл | 2–10 МБ на файл | Стиснення; довгі виписки оцінок — розділити |
| Візові та міграційні форми | 1–4 МБ на файл | Стиснення «Сильне», скан у відтінках сірого |
| Страхові заяви й заявки на виплати | 5–10 МБ на файл | Стиснення; окремий PDF для кожного типу документа |
| Електронні суди й держпослуги | По-різному, часто 10–35 МБ | Дотримуйтеся вимог до PDF конкретного суду чи органу |
Це типові діапазони, а не правила. Завжди орієнтуйтеся на число, вказане на сторінці завантаження.
Через що ваш PDF завеликий
Майже кожен завеликий файл має одну з трьох причин.
- Скан у високій роздільності. Сканери й застосунки для сканування за замовчуванням використовують 300–600 dpi у повному кольорі. Сторінці зі звичайним текстом стільки не потрібно.
- Фото з телефона у PDF. Сучасне фото з телефона має 12 мегапікселів і більше. Перетворене на сторінку PDF, воно зберігає всі ці пікселі.
- Кілька документів, об’єднаних разом. Десять сканів по 1 МБ дають файл на 10 МБ, а ліміт 5 МБ так і лишається лімітом 5 МБ.
Набрані документи, експортовані з текстового редактора, рідко бувають проблемою. Лист на 20 сторінок зазвичай важить значно менше за 1 МБ. Якщо ваш великий, найімовірніше, у ньому є великі зображення.
Покроково: як зменшити PDF у MyPDFDone
- 01З’ясуйте точний лімітПрочитайте на сторінці завантаження, який максимальний розмір файлу і які формати дозволені. Зверніть увагу, чи ліміт діє на кожен файл окремо, чи на всі разом.
- 02Завантажте PDF в інструмент «Стиснути PDF»Відкрийте інструмент «Стиснути PDF» у MyPDFDone і перетягніть файл у поле завантаження. Приймаються файли до 100 МБ.
- 03Оберіть рівеньПочніть із варіанта «Рекомендоване». Якщо результат усе ще перевищує ліміт, стисніть оригінал ще раз із варіантом «Сильне». «Легке» обирайте, лише якщо файл треба друкувати.
- 04Перевірте розмір і переглядНовий розмір і перегляд показуються безкоштовно. Збільште дрібний текст, підписи й печатки, щоб переконатися, що перевіряльник зможе їх прочитати.
- 05Скачайте й завантажте на порталЯкщо все гаразд, скачайте менший файл за 2,99 $, один раз, і завантажте його на портал. Якщо він усе ще завеликий, розділіть його або видаліть зайві сторінки.
Завантаження, стиснення й перегляд безкоштовні, тож ви бачите точний новий розмір, перш ніж щось вирішувати. Якщо скачуєте, це разовий платіж 2,99 $ за цей файл, а не пробний період, що перетворюється на підписку. Якщо файл неможливо зменшити, MyPDFDone повідомить, що він уже оптимізований, а не віддасть вам більший файл.
Який рівень обрати?
«Рекомендоване» зберігає зображення приблизно в 150 dpi: це чітко на екрані й підходить для звичайного друку. «Сильне» знижує роздільність приблизно до 72 dpi: добре для дуже жорстких лімітів на кшталт 1–2 МБ, але дрібний текст на сканах стає м’яким. Якщо потрібне «Сильне», завжди стискайте оригінал, а не вже стиснуту копію, бо кожне нове стиснення втрачає ще трохи деталей.
Якщо файл усе ще завеликий: приберіть сторінки, потім розділіть
Коли одного стиснення замало, перш ніж вмикати агресивніші налаштування, подивіться на вміст.
Приберіть сторінки, які порталу не потрібні. Порожні звороти односторонніх аркушів, титульні сторінки, випадково відскановані інструкції та дублікати сторінок — усе це додає ваги. Видаліть їх інструментом «Видалити сторінки PDF», вказавши номери, наприклад 2,4-6.
Розділіть на окремі завантаження. Багато порталів дозволяють кілька файлів, по одному на тип документа: окремо посвідчення особи, окремо диплом, окремо рекомендації. «Розділити PDF» ріже файл за діапазонами сторінок, наприклад 1-3,4-7, і ви отримуєте ZIP з окремим PDF для кожного діапазону. Давайте частинам зрозумілі назви, наприклад «Шевченко-диплом.pdf», а не «scan0001-part2.pdf».
Відскануйте заново з нижчими налаштуваннями. Якщо паперовий оригінал ще у вас, новий скан у 200 dpi у відтінках сірого часто менший за будь-яку стиснуту версію кольорового скану в 600 dpi і виглядає чистіше.
Коли портал хоче один файл на все
У деяких формах є одне поле для «супровідних документів» з одним лімітом. Тоді важливий порядок дій:
- Розставте сторінки в тому порядку, якого чекає перевіряльник, — зазвичай це порядок переліку у формі.
- Об’єднайте окремі PDF в один файл.
- Стисніть об’єднаний файл один раз і перевірте розмір.
- Якщо він усе ще завеликий, приберіть необов’язкові сторінки (зайві копії, порожні сторінки, інструкції), а не посилюйте стиснення.
Можна також стиснути кожен файл окремо, а потім об’єднати, але тоді якість доведеться перевіряти кілька разів, а в об’єднаному файлі можуть лишитися дубльовані шрифти й зображення, які прибрало б фінальне стиснення.
Безкоштовні способи зменшити PDF на вашому пристрої
Онлайн-інструмент потрібен не завжди. Ці вбудовані способи працюють, хоч і з обмеженнями.
Windows
У Windows немає вбудованого компресора PDF. Якщо PDF створено з вашого документа, експортуйте його заново з програми-оригіналу й оберіть у вікні збереження варіант із меншим або мінімальним розміром — він знижує роздільність зображень. Для сканів зменште роздільність у програмі сканера (200 dpi, відтінки сірого) перед збереженням PDF.
Mac
Відкрийте PDF у програмі «Перегляд», оберіть «Файл» > «Експортувати…» і виберіть кварцовий фільтр «Зменшити розмір файлу». Це безкоштовно й швидко, але дуже агресивно: скановані тексти можуть стати розмитими, а фото — квадратними. Уважно перевірте результат перед завантаженням і збережіть оригінал.
iPhone та iPad
Під час сканування в застосунках «Нотатки» чи «Файли» обрати роздільність не можна, але скани у відтінках сірого чи чорно-білі значно менші за кольорові. Оберіть фільтр перед збереженням. Для вже наявного великого PDF вбудованого компресора немає; скористайтеся онлайн-інструментом у Safari.
Android
Скани, зроблені функцією сканування в застосунку хмарного сховища, зазвичай уже стиснуті. Якщо фото з камери треба перетворити на PDF, знімайте з нижчою роздільністю в налаштуваннях або спершу щільно обріжте фото, щоб зберігалася менша частина зображення.
Яких помилок уникати
- Стискати вже стиснутий файл. Кожен новий цикл погіршує зображення. Зберігайте оригінал і щоразу стискайте з нього.
- Робити скриншот кожної сторінки. На вашому екрані скриншоти виглядають нормально, але часто розмиваються, коли перевіряльник їх збільшує, і втрачають справжній текст.
- Перейменовувати файл на .jpg чи .zip. Розмір від цього не зміниться, а портал може відхилити або пошкодити файл.
- Надсилати файл, захищений паролем. Багато порталів не відкривають зашифровані PDF і мовчки їх відхиляють. Якщо ви знаєте пароль, спершу зніміть його; див. як зняти пароль із PDF.
- Забувати про перевіряльника. Файл, що пройшов перевірку розміру, але не читається, може стати причиною повернення вашої заяви. Збільште перегляд і перевірте.
Швидка перевірка перед натисканням «Завантажити»
- Файл трохи менший за заявлений ліміт, а не впритул до нього.
- Усі сторінки стоять рівно й у правильному порядку.
- Ви збільшили найдрібніший текст, підписи й печатки, і вони читаються.
- Назва файлу пояснює, що це за документ.
- PDF не має пароля, якщо тільки портал сам його не вимагав.
Якщо ви надсилаєте той самий документ поштою, а не завантажуєте його, ліміти й прийоми трохи інші; див. як зменшити розмір PDF для надсилання поштою. А якщо порталу потрібен один спільний файл, почніть із посібника як об’єднати PDF-файли в один і стисніть результат.
Поширені питання
Одні системи вважають мегабайтом 1 000 000 байтів, інші — 1 048 576, а деякі зараховують до загального обсягу ще й дані форми. Файл на 4,9 МБ може не пройти перевірку на 5 МБ. Для надійності цільтеся приблизно в 90% заявленого ліміту.
Зазвичай ні. Набраний текст зберігається як контури шрифту й лишається чітким на будь-якому рівні. Скановані сторінки й фото втрачають частину дрібних деталей, тому перед завантаженням варто збільшити перегляд.
Лише якщо портал приймає ZIP, а більшість порталів для документів їх не приймає. До того ж ZIP майже не зменшує PDF, бо вміст PDF уже стиснутий усередині.
Спершу об’єднайте їх в один PDF, а потім стисніть об’єднаний файл. Так якість і розмір доведеться перевіряти лише раз.
Ні. Стиснення змінює спосіб зберігання зображень, але не видаляє текст, підписи чи заповнені значення. Якщо підпис додано як зображення, перевірте його в перегляді: саме ця деталь найімовірніше стане м’якшою.
Перевірте, як сервіс поводиться з файлами. MyPDFDone передає файли через HTTPS, зберігає їх у закритому сховищі й автоматично видаляє через 2 години після завантаження. Ніхто їх не відкриває, і вони ніколи не використовуються для навчання.