Коротко
Сначала сожмите PDF: чаще всего слишком большие файлы — это сканы или фотографии, и снижение разрешения картинок примерно до 150 dpi обычно уменьшает их вдвое и больше. Если файл всё ещё велик, удалите страницы, которые сайту не нужны, или разделите файл на части. Цельтесь чуть ниже заявленного лимита: некоторые сайты считают мегабайты по-разному.
Онлайн-формы строги к размеру файлов. Сайты для откликов на вакансии, порталы университетов, визовые и миграционные системы, страховые и социальные службы часто принимают PDF размером всего 1, 2, 5 или 10 МБ. А скан анкеты на три страницы, сделанный телефоном, легко весит 15 МБ. Сайт просто пишет «файл слишком большой» и ничего не советует.
В этом руководстве — как уложить PDF в лимит в правильном порядке: сначала сжать, потом убрать страницы и только в крайнем случае разделить. А ещё — бесплатные способы, встроенные в компьютер и телефон, и ошибки, из-за которых документ становится нечитаемым для того, кто его проверяет.
Почему лимиты на загрузку такие маленькие
Порталы для загрузки — часто старые системы, которые годами хранят каждое вложение. Маленькие лимиты позволяют держать под контролем хранилище и очереди на проверку. Почта пропускает около 20–25 МБ на письмо, а формы загрузки обычно гораздо строже. Типичные лимиты выглядят так:
| Куда загружаете | Обычный лимит для PDF | Что обычно помогает |
|---|---|---|
| Системы для откликов на вакансии | 2–5 МБ на файл | Сжатие на уровне «Рекомендуемое» |
| Порталы университетов и школ | 2–10 МБ на файл | Сжатие; длинные выписки оценок разделить |
| Визовые и миграционные формы | 1–4 МБ на файл | Сжатие на уровне «Сильное», скан в оттенках серого |
| Страховые выплаты и пособия | 5–10 МБ на файл | Сжатие; один PDF на каждый тип документа |
| Электронная подача в суды и госорганы | По-разному, часто 10–35 МБ | Следовать собственным правилам суда для PDF |
Это типичные диапазоны, а не правила. Всегда ориентируйтесь на число, указанное на странице загрузки.
Почему ваш PDF такой большой
Почти у каждого слишком большого файла одна из трёх причин.
- Скан в высоком разрешении. Сканеры и приложения для сканирования по умолчанию сохраняют 300–600 dpi в цвете. Странице обычного текста столько не нужно.
- Фотографии с телефона внутри PDF. Современное фото с телефона — это 12 мегапикселей и больше. Став страницей PDF, оно сохраняет все эти пиксели.
- Несколько документов, объединённых в один. Десять сканов по 1 МБ дают файл на 10 МБ, а лимит 5 МБ так и остаётся лимитом 5 МБ.
Набранные документы, экспортированные из текстового редактора, проблемой бывают редко. Письмо на 20 страниц обычно весит гораздо меньше 1 МБ. Если ваше весит много, скорее всего, в нём большие картинки.
Пошагово: как уменьшить PDF в MyPDFDone
- 01Узнайте точный лимитНайдите на странице загрузки максимальный размер файла и допустимые форматы. Обратите внимание, относится ли лимит к одному файлу или ко всем загрузкам вместе.
- 02Загрузите PDF в «Сжать PDF»Откройте инструмент «Сжать PDF» в MyPDFDone и перетащите файл в окно загрузки. Принимаются файлы до 100 МБ.
- 03Выберите уровеньНачните с «Рекомендуемого». Если результат всё ещё больше лимита, сожмите оригинал заново на уровне «Сильное». «Лёгкое» выбирайте, только если файл нужно печатать.
- 04Проверьте размер и предпросмотрНовый размер и предпросмотр показываются бесплатно. Увеличьте мелкий текст, подписи и печати, чтобы убедиться, что проверяющий сможет их прочитать.
- 05Скачайте и загрузите на сайтЕсли всё в порядке, скачайте уменьшенный файл за 2,99 $, оплата один раз, и загрузите его. Если он всё ещё слишком большой, разделите его или удалите ненужные страницы.
Загрузка, сжатие и предпросмотр бесплатны, так что вы увидите точный новый размер, прежде чем что-то решать. Если скачиваете — это 2,99 $ один раз за этот файл, а не пробный период, который превращается в подписку. Если файл нельзя сделать меньше, MyPDFDone сообщит, что он уже оптимизирован, а не вернёт файл больше исходного.
Какой уровень выбрать?
«Рекомендуемое» оставляет картинки примерно в 150 dpi: на экране чётко, для обычной печати тоже подходит. «Сильное» снижает разрешение примерно до 72 dpi: хорошо для очень жёстких лимитов вроде 1–2 МБ, но мелкий текст в сканах становится мягче. Если нужно «Сильное», всегда сжимайте оригинал, а не уже сжатую копию: каждый проход сжатия теряет ещё немного деталей.
Если всё ещё слишком большой: уберите страницы, потом разделите
Когда одного сжатия мало, посмотрите на содержимое, прежде чем выкручивать настройки сильнее.
Удалите страницы, которые сайту не нужны. Пустые обороты односторонних листов, титульные листы, случайно отсканированные инструкции и дубли страниц — всё это добавляет вес. Уберите их через «Удалить страницы PDF», указав номера, например 2,4-6.
Разделите на отдельные загрузки. Многие сайты разрешают несколько файлов, по одному на тип документа: один для удостоверения личности, один для диплома, один для рекомендаций. «Разделить PDF» режет файл по диапазонам страниц, например 1-3,4-7, и вы получаете ZIP с отдельным PDF на каждый диапазон. Называйте каждую часть понятно, например «Иванов-диплом.pdf», а не «scan0001-part2.pdf».
Отсканируйте заново с меньшими настройками. Если бумажный оригинал у вас под рукой, новый скан в 200 dpi в оттенках серого часто весит меньше любой сжатой версии цветного скана в 600 dpi и выглядит чище.
Если сайт принимает один файл на всё
В некоторых формах есть одно поле загрузки для «подтверждающих документов» с одним общим лимитом. Тогда важен порядок действий:
- Расположите страницы в том порядке, которого ждёт проверяющий, — обычно в порядке списка документов в форме.
- Объедините отдельные PDF в один файл.
- Один раз сожмите объединённый файл и проверьте размер.
- Если он всё ещё слишком большой, удалите необязательные страницы (лишние копии, пустые страницы, инструкции), а не усиливайте сжатие.
Можно сжать каждый файл по отдельности и потом объединить, но тогда проверять качество придётся несколько раз, а в объединённом файле могут остаться дублирующиеся шрифты и картинки, которые убирает финальное сжатие.
Бесплатные способы уменьшить PDF на своём устройстве
Онлайн-инструмент нужен не всегда. Эти встроенные способы работают, хотя и с ограничениями.
Windows
Встроенного средства для сжатия PDF в Windows нет. Если PDF сделан из вашего собственного документа, экспортируйте его заново из исходной программы и выберите в окне сохранения вариант с минимальным размером — он снижает разрешение картинок. Для сканов уменьшите разрешение в программе сканера (200 dpi, оттенки серого) до сохранения PDF.
Mac
Откройте PDF в приложении «Просмотр», выберите «Файл» > «Экспортировать» и в списке фильтров Quartz выберите фильтр для уменьшения размера файла. Это бесплатно и быстро, но очень агрессивно: отсканированный текст может стать размытым, а фотографии — «квадратными». Внимательно проверьте результат перед загрузкой и сохраните оригинал.
iPhone и iPad
При сканировании в приложениях «Заметки» или «Файлы» разрешение выбрать нельзя, но сканы в оттенках серого или чёрно-белом режиме гораздо меньше цветных. Выберите фильтр перед сохранением. Для уже готового большого PDF встроенного средства сжатия нет — воспользуйтесь онлайн-инструментом в Safari.
Android
Сканы, сделанные функцией сканирования в приложении облачного хранилища, обычно уже сжаты. Если фото с камеры нужно превратить в PDF, снимайте в меньшем разрешении или сначала плотно обрежьте снимок, чтобы в файле хранилось меньше лишнего.
Каких ошибок избегать
- Сжимать уже сжатый файл. Каждый проход ухудшает картинки. Сохраните оригинал и каждый раз сжимайте именно его.
- Делать скриншот каждой страницы. Скриншоты нормально смотрятся на вашем экране, но часто расплываются, когда проверяющий увеличивает их, и в них пропадает настоящий текст.
- Переименовывать файл в .jpg или .zip. Размер от этого не меняется, а сайт может отклонить или испортить файл.
- Отправлять файл, защищённый паролем. Многие сайты не умеют открывать зашифрованные PDF и молча их отклоняют. Если вы знаете пароль, сначала снимите его — см. как снять пароль с PDF.
- Забывать о проверяющем. Файл, который прошёл проверку размера, но не читается, может стать причиной возврата заявки. Увеличьте предпросмотр и посмотрите.
Короткая проверка перед нажатием «Загрузить»
- Файл чуть меньше заявленного лимита, а не ровно на его границе.
- Все страницы стоят правильно и идут в нужном порядке.
- Вы увеличили самый мелкий текст, подписи и печати, и они читаются.
- Из названия файла понятно, что это за документ.
- На PDF нет пароля, если сайт его специально не просил.
Если вы отправляете тот же документ по почте, а не загружаете на сайт, лимиты и приёмы немного другие — см. как уменьшить размер PDF для отправки по почте. А если сайту нужен один общий файл, начните с руководства о том, как объединить PDF-файлы в один, и затем сожмите результат.
Частые вопросы
Одни системы считают мегабайт как 1 000 000 байт, другие — как 1 048 576, а некоторые включают в общий объём данные формы. Файл на 4,9 МБ может не пройти проверку на 5 МБ. Для надёжности цельтесь примерно в 90% от заявленного лимита.
Обычно нет. Набранный текст хранится как контуры шрифта и остаётся чётким на любом уровне. Отсканированные страницы и фотографии теряют часть мелких деталей, поэтому перед загрузкой увеличьте предпросмотр и проверьте.
Только если сайт принимает ZIP, а большинство порталов для документов его не принимают. К тому же ZIP почти не уменьшает PDF: содержимое PDF уже сжато внутри файла.
Сначала объедините их в один PDF, а потом сожмите объединённый файл. Так вам придётся проверять качество и размер только один раз.
Нет. Сжатие меняет способ хранения картинок; текст, подписи и заполненные значения оно не удаляет. Если подпись добавлена как картинка, проверьте её в предпросмотре — именно она может стать менее чёткой.
Проверьте, как сервис обращается с файлами. MyPDFDone передаёт файлы по HTTPS, хранит их в закрытом хранилище и автоматически удаляет через 2 часа после загрузки. Никто их не открывает, и они никогда не используются для обучения.