PDF grande demais para enviar? Como ficar abaixo do limite de um portal

Formulários online são rígidos com o tamanho dos arquivos. Candidaturas de emprego, portais de faculdades, sistemas de visto e imigração, pedidos de seguro e de benefícios muitas vezes só aceitam PDFs de 1, 2, 5 ou 10 MB. Enquanto isso, uma digitalização feita no celular de um pedido de passaporte de três páginas chega fácil a 15 MB. O portal só diz "arquivo muito grande" e não dá nenhuma dica.

Este guia mostra como deixar um PDF abaixo de um limite de envio na ordem certa: primeiro comprimir, depois cortar páginas e, por último, dividir. Ele também mostra métodos gratuitos que já vêm no computador ou no celular, e os erros que deixam o documento ilegível para quem vai analisá-lo.

Por que os limites de envio são tão pequenos

Portais de envio muitas vezes são sistemas antigos que guardam cada anexo por anos. Limites pequenos mantêm o armazenamento e as filas de análise sob controle. O e-mail permite cerca de 20–25 MB por mensagem; formulários de envio costumam ser bem mais rígidos. Os limites típicos são assim:

São faixas típicas, não regras. Use sempre o número informado na página de envio.

O que deixa o seu PDF grande demais

Quase todo envio grande demais tem uma de três causas.

• Uma digitalização em alta resolução. Scanners e aplicativos de digitalização vêm configurados para 300–600 dpi em cores. Uma página de texto simples não precisa de tanto.
• Fotos do celular colocadas em um PDF. Uma foto de celular moderno tem 12 megapixels ou mais. Transformada em página de PDF, ela mantém todos esses pixels.
• Vários documentos juntados. Dez digitalizações de 1 MB fazem um arquivo de 10 MB, e um limite de 5 MB continua sendo de 5 MB.

Documentos digitados e exportados de um editor de texto raramente são o problema. Uma carta de 20 páginas costuma ter bem menos de 1 MB. Se a sua é grande, provavelmente tem imagens pesadas.

Passo a passo: diminuir o PDF com o MyPDFDone

1. 01Descubra o limite exatoLeia a página de envio para saber o tamanho máximo por arquivo e os formatos aceitos. Veja se o limite vale por arquivo ou para todos os envios juntos.
2. 02Envie o PDF para o Comprimir PDFAbra a ferramenta Comprimir PDF do MyPDFDone e solte o arquivo na área de envio. São aceitos arquivos de até 100 MB.
3. 03Escolha um nívelComece pelo Recomendada. Se o resultado ainda passar do limite, comprima o original de novo com o Forte. Use Leve só se o arquivo precisar ser impresso.
4. 04Confira o tamanho e a préviaO novo tamanho e uma prévia aparecem de graça. Dê zoom em letras pequenas, assinaturas e carimbos para ter certeza de que quem vai analisar ainda consegue ler.
5. 05Baixe e envie ao portalSe estiver tudo certo, baixe o arquivo menor por US$ 2,99, em pagamento único, e envie. Se ainda estiver grande demais, divida o arquivo ou exclua páginas desnecessárias.

Enviar, comprimir e ver a prévia é grátis, então você vê o novo tamanho exato antes de decidir qualquer coisa. Se baixar, é um pagamento único de US$ 2,99 por aquele arquivo, não um teste que vira assinatura. Se o arquivo não puder ficar menor, o MyPDFDone avisa que ele já está otimizado em vez de devolver um arquivo maior.

Qual nível escolher?

O Recomendada mantém as imagens a cerca de 150 dpi, o que fica nítido na tela e serve para impressão comum. O Forte desce para cerca de 72 dpi: bom para limites muito rígidos, como 1–2 MB, mas as letras pequenas de documentos escaneados ficam suaves. Se precisar do Forte, comprima sempre o original, e não uma cópia já comprimida, porque cada rodada de compressão perde um pouco mais de detalhe.

Se ainda estiver grande: corte páginas e depois divida

Quando só comprimir não basta, olhe o conteúdo antes de partir para configurações mais agressivas.

Tire as páginas que o portal não pede. Versos em branco de páginas impressas de um lado só, folhas de rosto, instruções escaneadas por engano e páginas duplicadas aumentam o peso. Remova-as com o Excluir páginas de PDF digitando os números delas, por exemplo 2,4-6.

Divida em envios separados. Muitos portais aceitam vários arquivos, um por tipo de documento: um para o documento de identidade, um para o diploma, um para as referências. O Dividir PDF corta um arquivo por intervalos de páginas, como 1-3,4-7, e você recebe um ZIP com um PDF por intervalo. Dê um nome claro a cada parte, por exemplo "Silva-diploma.pdf" em vez de "scan0001-parte2.pdf".

Escaneie de novo com uma configuração menor. Se você ainda tem o papel, uma nova digitalização a 200 dpi em tons de cinza costuma ficar menor do que qualquer versão comprimida de uma digitalização colorida a 600 dpi, e fica mais limpa.

Quando o portal quer um arquivo só para tudo

Alguns formulários têm uma única área de envio para "documentos comprobatórios", com um único limite de tamanho. Nesse caso, a ordem das etapas importa:

1. Coloque as páginas na ordem que quem analisa espera, em geral a ordem da lista de documentos do formulário.
2. Junte os PDFs separados em um arquivo.
3. Comprima o arquivo juntado uma vez e confira o tamanho.
4. Se ainda estiver grande, remova páginas opcionais (cópias extras, páginas em branco, instruções) em vez de forçar mais a compressão.

Comprimir cada arquivo separadamente e depois juntar também funciona, mas você acaba conferindo a qualidade várias vezes, e arquivos juntados podem carregar fontes e imagens duplicadas que uma compressão final remove.

Formas gratuitas de diminuir um PDF no seu aparelho

Nem sempre você precisa de uma ferramenta online. Estas opções nativas funcionam, com algumas limitações.

Windows

O Windows não tem um compressor de PDF nativo. Se o PDF veio de um documento que você escreveu, exporte de novo pelo programa original e escolha a opção de tamanho menor ou "tamanho mínimo" na janela de salvar, que reduz a resolução das imagens. Para documentos escaneados, baixe a resolução no programa do scanner (200 dpi, tons de cinza) antes de salvar o PDF.

Mac

Abra o PDF no Pré-Visualização, escolha Arquivo > Exportar e selecione o filtro Quartz "Reduzir Tamanho do Arquivo". É grátis e rápido, mas muito agressivo: pode deixar o texto escaneado borrado e as fotos quadriculadas. Confira o resultado com atenção antes de enviar e guarde o original.

iPhone e iPad

Quando você escaneia com o app Notas ou Arquivos, não dá para escolher a resolução, mas digitalizações em tons de cinza ou preto e branco ficam bem menores do que as coloridas. Escolha o filtro antes de salvar. Para um PDF grande que já existe, não há compressor nativo; use uma ferramenta no navegador pelo Safari.

Android

Digitalizações feitas com o recurso de escanear de um app de armazenamento na nuvem normalmente já vêm comprimidas. Se uma foto da câmera precisa virar PDF, tire a foto com uma resolução menor ou recorte bem antes, para que menos imagem seja guardada.

Erros a evitar

• Comprimir um arquivo já comprimido. Cada rodada piora as imagens. Guarde o original e comprima sempre a partir dele.
• Tirar um print de cada página. Capturas de tela parecem boas na sua tela, mas costumam ficar borradas quando quem analisa dá zoom, e perdem qualquer texto real.
• Renomear o arquivo para .jpg ou .zip. Isso não muda o tamanho, e o portal pode recusar ou corromper o arquivo.
• Enviar um arquivo protegido por senha. Muitos portais não abrem PDFs criptografados e os recusam sem avisar. Se o seu arquivo tem uma senha que você conhece, remova-a antes; veja como remover a senha de um PDF.
• Esquecer de quem vai analisar. Um arquivo que passa no limite de tamanho mas não dá para ler pode fazer o seu pedido voltar. Dê zoom na prévia.

Uma checagem rápida antes de clicar em Enviar

Se você vai mandar o mesmo documento por e-mail em vez de enviá-lo a um portal, os limites e os truques são um pouco diferentes; veja como diminuir o tamanho de um PDF para enviar por e-mail. E, se o portal pede um único arquivo combinado, comece por como juntar arquivos PDF em um só e comprima o resultado.