Как уменьшить размер PDF для отправки по почте (и не испортить качество)

Большинство PDF, которые почтовый сервер возвращает обратно, велики вовсе не из-за текста. Договор на 40 страниц, набранный в текстовом редакторе, часто весит меньше 1 МБ. Лимиты на вложения ломают файлы, полные картинок: отсканированные документы, отчёты с фотографиями, презентации, сохранённые в PDF, буклеты из дизайнерских программ. Хорошая новость в том, что именно на картинках и можно сэкономить больше всего, причём обычно так, что никто не заметит разницы.

В этом руководстве — что на самом деле делает PDF тяжёлым, какие лимиты у популярных почтовых сервисов, что разные уровни сжатия делают с файлом и что делать, если одного сжатия мало.

Почему PDF-файлы бывают такими большими

PDF — это контейнер. Его размер зависит от содержимого, и почти весь вес приходится на несколько вещей.

• Картинки в разрешении для печати. Фото с телефона может быть 12 мегапикселей и больше. Вставленное в документ, оно часто сохраняет полное разрешение, даже если занимает треть страницы. Типографии нужно около 300 точек на дюйм (dpi), экрану — гораздо меньше.
• Отсканированные страницы. Сканер не распознаёт текст, он делает снимок страницы. В цвете при 600 dpi одна страница A4 — это большое изображение, а скан на 30 страниц — тридцать таких.
• Встроенные шрифты. Чтобы везде выглядеть одинаково, PDF может хранить шрифты внутри себя. Обычно туда попадают только использованные символы (так называемое подмножество), но некоторые программы встраивают целые семейства шрифтов. Особенно тяжёлые шрифты с большим набором символов, например китайские, японские или корейские.
• Остатки правок. Некоторые редакторы сохраняют изменения, дописывая их в конец файла, и старые версии страниц и картинок остаются внутри. Дизайнерские программы могут вдобавок встраивать редактируемую копию исходного макета рядом с версией для печати.
• Дублирующиеся ресурсы. При объединении PDF один и тот же логотип или шрифт может оказаться в файле несколько раз.

На самой странице ничего этого не видно, поэтому два внешне одинаковых PDF могут различаться по размеру в 50 раз.

Лимиты на вложения и почему файл на 24 МБ всё равно может не уйти

Каждый почтовый сервис ограничивает размер письма. Вот лимиты для самых распространённых личных аккаунтов:

На двух деталях люди часто попадаются. Во-первых, для отправки вложения превращаются в текст (кодировка Base64) и становятся примерно на треть больше, а многие серверы считают именно этот размер. Во-вторых, у сервера получателя свой лимит, и он может быть ниже вашего. Практическое правило: ориентируйтесь примерно на 70% от лимита. Для Gmail это PDF около 18 МБ или меньше, для лимита 20 МБ — около 14 МБ.

Что на самом деле делают уровни сжатия

Когда PDF-инструмент «сжимает» файл, основная работа — это уменьшение разрешения картинок: каждое изображение пересчитывается до заданного числа точек на дюйм и пересохраняется в JPEG. Шрифты урезаются до реально использованных символов, лишние данные удаляются, но мегабайты уходят именно на картинках.

В «Сжать PDF» от MyPDFDone есть три уровня. Вот что делает каждый:

Полезно помнить: размер файла зависит от разрешения примерно квадратично. Если снизить разрешение вдвое, с 300 до 150 dpi, пикселей останется около четверти, поэтому файлы с большим количеством картинок на «Рекомендуемом» уровне часто уменьшаются в разы. Документы, где в основном набранный текст, уменьшаются гораздо скромнее — картинок в них изначально было мало.

Пошагово: как сжать PDF в MyPDFDone

1. 01Узнайте размер файла и лимит почтыПосмотрите, сколько весит PDF и какой лимит на вложения у вашей почты. Цель — примерно 70% от лимита, чтобы оставить запас на кодирование.
2. 02Загрузите PDF в «Сжать PDF»Откройте инструмент «Сжать PDF» в MyPDFDone и перетащите файл в окно загрузки. Принимаются файлы до 100 МБ.
3. 03Выберите степень сжатияНачните с «Рекомендуемого» (картинки примерно 150 dpi). «Сильное» подходит только для чтения с экрана, «Лёгкое» — если файл будут печатать.
4. 04Проверьте новый размер и предпросмотрMyPDFDone бесплатно показывает размер после сжатия и предпросмотр. Увеличьте мелкий текст и фотографии и убедитесь, что они остались чёткими.
5. 05Скачайте и прикрепите к письмуЕсли результат устраивает, скачайте его за 2,99 $ (оплата один раз) и прикрепите к письму. Если файл всё ещё слишком большой, разделите его или отправьте ссылку.

Загрузка, сжатие и предпросмотр бесплатны. Платить нужно, только если вы скачиваете файл, и это 2,99 $ один раз, а не пробный период, который превращается в подписку. Если файл нельзя сделать меньше, MyPDFDone так и скажет, что он уже оптимизирован, а не выдаст вам файл больше исходного.

Если сжатия не хватает

Иногда даже после «Сильного» сжатия файл всё ещё не укладывается в лимит — обычно это очень длинный скан или каталог с сотнями фотографий. Есть три хороших варианта.

Разделите PDF на части

Разбейте документ на два-три файла и отправьте их отдельными письмами с пометками «Часть 1 из 3» и так далее. С помощью «Разделить PDF» можно резать по диапазонам страниц (например, 1–20 и 21–40) или на равные части. Если делить по естественным границам — главам или отдельным формам, — получателю будет проще разобраться.

Отправьте ссылку вместо вложения

У ссылок на облачное хранилище практически нет ограничения по размеру. Загрузите PDF в хранилище, которым вы уже пользуетесь, настройте доступ (всем, у кого есть ссылка, или конкретным людям) и вставьте ссылку в письмо. Это лучший вариант и для файлов, которые вы будете обновлять: у получателя всегда будет последняя версия. Конфиденциальными документами делитесь с конкретными людьми, а не со «всеми, у кого есть ссылка».

Исправьте исходник, а не PDF

Если PDF создавали вы сами, повторный экспорт может дать результат лучше любого сжатия. В большинстве текстовых редакторов и программ для презентаций в окне экспорта есть настройка, которая уменьшает разрешение картинок или оптимизирует файл для интернета, — включите её перед экспортом. Помогает и обрезка больших фотографий до вставки: обрезанные области часто всё равно хранятся в файле.

Советы для отсканированных документов

Сканы — самая частая причина, по которой PDF слишком велик для почты, и несколько привычек при сканировании дают больше, чем любой инструмент потом.

• Сканируйте текст в 200–300 dpi, а не в 600. 300 dpi для текста более чем достаточно, даже для печати. 600 dpi дают вчетверо больше данных, чем 300, и почти ничего не добавляют.
• Для текстовых страниц выбирайте оттенки серого или чёрно-белый режим. Цвет утраивает объём данных на пиксель. Оставляйте цвет только там, где он нужен: для фотографий или цветных печатей.
• Не фотографируйте документы при неравномерном освещении. Тени и переходы для алгоритма сжатия выглядят как детали изображения и занимают место. Ровный, равномерно освещённый скан сжимается гораздо лучше.
• Сжимайте один раз и из оригинала. Каждое повторное JPEG-сжатие теряет ещё немного деталей. Если позже понадобится версия поменьше, вернитесь к исходному скану, а не сжимайте уже сжатую копию.
• Проверьте подписи и печати после сжатия. Они страдают в первую очередь. Увеличьте их в предпросмотре; если выглядят грубо, поднимитесь на уровень выше.

Короткий чек-лист перед отправкой

Если вы отправляете подписанный договор или форму, загляните также в руководство о том, как подписать PDF онлайн: в нём рассказано, благодаря чему подпись имеет силу и как защитить подписанный файл от изменений.