Come ridurre le dimensioni di un PDF per l'email (senza rovinare la qualità)

La maggior parte dei PDF respinti da un server di posta non è pesante a causa del testo. Un contratto di 40 pagine scritto con un programma di videoscrittura spesso pesa ben meno di 1 MB. I file che superano i limiti degli allegati sono quelli pieni di immagini: pratiche scansionate, report ricchi di foto, presentazioni esportate in PDF, brochure create con programmi di grafica. La buona notizia è che proprio nelle immagini c'è quasi tutto il margine di risparmio, e di solito puoi ridurle molto senza che nessuno se ne accorga.

Questa guida spiega cosa rende davvero pesante un PDF, quali sono i limiti email più comuni, cosa fanno al tuo file i diversi livelli di compressione e cosa fare quando la sola compressione non basta.

Perché i PDF diventano così pesanti

Un PDF è un contenitore. Le dimensioni dipendono da cosa c'è dentro, e poche cose spiegano quasi tutto il peso.

• Immagini a risoluzione di stampa. Una foto scattata con il telefono può avere 12 megapixel o più. Inserita in un documento, spesso mantiene tutta quella risoluzione anche se occupa solo un terzo della pagina. Le tipografie vogliono circa 300 punti per pollice (dpi); a uno schermo ne servono molti meno.
• Pagine scansionate. Uno scanner non cattura il testo, cattura un'immagine della pagina. A 600 dpi a colori, una sola pagina A4 è un'immagine grande, e una scansione di 30 pagine ne contiene 30.
• Font incorporati. Per apparire uguale ovunque, un PDF può portarsi dietro i propri font. Di solito sono inclusi solo i caratteri usati (un «sottoinsieme»), ma alcuni programmi di esportazione incorporano intere famiglie di caratteri. I font con set di caratteri molto ampi, come quelli cinesi, giapponesi o coreani, sono particolarmente pesanti.
• Residui delle modifiche. Alcuni editor salvano le modifiche aggiungendole in fondo al file, quindi versioni precedenti di pagine e immagini possono restare all'interno. I programmi di grafica possono anche incorporare una copia modificabile dell'originale accanto alla versione stampabile.
• Risorse duplicate. Quando si uniscono dei PDF, lo stesso logo o lo stesso font può finire salvato più volte.

Niente di tutto questo si vede dalla pagina, ed è per questo che due PDF dall'aspetto simile possono avere dimensioni che differiscono anche di 50 volte.

Limiti degli allegati email, e perché un file da 24 MB può essere respinto

Ogni servizio email limita le dimensioni di un messaggio. Questi sono i limiti degli account personali più diffusi:

Due dettagli colgono spesso di sorpresa. Primo, per l'invio gli allegati vengono convertiti in testo (codifica Base64), che li rende circa un terzo più grandi, e molti server contano queste dimensioni codificate. Secondo, il server del destinatario ha un proprio limite, che può essere più basso del tuo. Una regola pratica: punta a circa il 70% del limite. Per Gmail significa tenere il PDF intorno ai 18 MB o meno; con un limite di 20 MB, intorno ai 14 MB.

Cosa fanno davvero i livelli di compressione

Quando uno strumento PDF «comprime» un file, gran parte del lavoro è il ricampionamento delle immagini: abbassare la risoluzione di ogni immagine a un certo numero di punti per pollice, poi salvarla di nuovo come JPEG. I font vengono ridotti ai caratteri effettivamente usati e i dati inutilizzati vengono eliminati, ma i megabyte stanno nelle immagini.

Comprimere PDF di MyPDFDone offre tre livelli. Ecco cosa fa ciascuno:

Un modello mentale utile: la risoluzione incide sulle dimensioni del file più o meno al quadrato. Dimezzare i dpi da 300 a 150 lascia circa un quarto dei pixel, quindi i file pieni di immagini spesso si riducono drasticamente al livello Consigliata. I documenti composti soprattutto da testo digitato si riducono molto meno, perché di immagini ce n'erano poche fin dall'inizio.

Passo per passo: comprimere un PDF con MyPDFDone

1. 01Controlla dimensioni e limiteAnnota le dimensioni attuali del PDF e il limite per gli allegati del tuo servizio email. Punta a circa il 70% di quel limite, per lasciare spazio alla codifica.
2. 02Carica il PDF in Comprimere PDFApri lo strumento Comprimere PDF di MyPDFDone e trascina il file nel riquadro di caricamento. Sono accettati file fino a 100 MB.
3. 03Scegli un livello di compressioneParti da Consigliata (immagini a circa 150 dpi). Usa Forte solo per la lettura a schermo, e Leggera quando il file verrà stampato.
4. 04Controlla le nuove dimensioni e l'anteprimaMyPDFDone mostra gratis le dimensioni compresse e un'anteprima. Ingrandisci i caratteri piccoli e le foto per verificare che siano ancora nitidi.
5. 05Scarica e allegaSe il risultato va bene, scaricalo per 2,99 $ (pagamento una tantum) e allegalo all'email. Se è ancora troppo grande, dividilo o invia un link.

Caricare, comprimere e vedere l'anteprima è gratis. Paghi solo se scarichi: 2,99 $ una tantum, non una prova che si trasforma in abbonamento. Se il file non si può ridurre, MyPDFDone ti dice che è già ottimizzato invece di restituirti un file più grande.

Quando la compressione non basta

A volte anche il livello Forte lascia un file sopra il limite, di solito una scansione molto lunga o un catalogo con centinaia di foto. Hai tre buone alternative.

Dividi il PDF in parti

Spezza il documento in due o tre file e inviali in email separate, con etichette come «Parte 1 di 3» e così via. Con Dividere PDF puoi tagliare per intervalli di pagine (per esempio pagine 1–20 e 21–40) o in blocchi uguali. Dividere nei punti naturali, come capitoli o moduli separati, rende le parti più facili da gestire per chi le riceve.

Invia un link invece di un allegato

I link ai servizi cloud non hanno, in pratica, limiti di dimensione. Carica il PDF nel servizio di archiviazione che usi già, imposta l'autorizzazione di condivisione (chiunque abbia il link, o persone specifiche) e incolla il link nell'email. È anche la scelta migliore per i file che aggiornerai, perché il destinatario riceve sempre l'ultima versione. Per i documenti sensibili, condividi con persone indicate per nome invece che con «chiunque abbia il link».

Correggi l'origine invece del PDF

Se hai creato tu il PDF, esportarlo di nuovo può funzionare meglio di qualsiasi compressione. Nella maggior parte dei programmi di videoscrittura e di presentazione, la finestra di esportazione ha un'opzione per ridurre la risoluzione delle immagini o ottimizzare per il web: sceglila prima di esportare. Aiuta anche ritagliare le foto grandi prima di inserirle, perché le parti ritagliate spesso restano comunque salvate nel file.

Consigli per i documenti scansionati

Le scansioni sono il motivo più comune per cui un PDF è troppo pesante da inviare via email, e qualche abitudine allo scanner conta più di qualsiasi strumento usato dopo.

• Scansiona il testo a 200–300 dpi, non a 600. 300 dpi bastano e avanzano per il testo, anche per la stampa. 600 dpi quadruplicano i dati rispetto a 300 e raramente servono.
• Usa scala di grigi o bianco e nero per le pagine di testo. Il colore triplica i dati grezzi per pixel. Tieni il colore solo per le pagine che ne hanno bisogno, come foto o timbri colorati.
• Evita di fotografare documenti con una luce non uniforme. Per un compressore, ombre e sfumature sembrano dettagli dell'immagine, quindi occupano spazio. Una scansione piatta e illuminata in modo uniforme si comprime molto meglio.
• Comprimi una sola volta, partendo dall'originale. Ogni passaggio di compressione JPEG perde un po' di dettaglio in più. Se più avanti ti serve una versione più leggera, riparti dalla scansione originale invece di ricomprimere una copia già compressa.
• Controlla firme e timbri dopo la compressione. Sono i dettagli che si degradano più facilmente. Ingrandisci l'anteprima; se sembrano sgranati, sali di un livello.

Un rapido controllo prima di premere Invia

Se stai inviando un contratto o un modulo firmato, potresti voler leggere anche come firmare un PDF online, che spiega cosa rende valida una firma e come evitare che un file firmato venga alterato.