Risposta rapida
Per firmare un PDF online, caricalo in uno strumento di firma, disegna, scrivi o carica la tua firma, posizionala sulla riga della firma e scarica il file firmato. Una firma elettronica semplice come questa è valida per molti documenti di tutti i giorni negli USA e nell'UE. Alcuni documenti richiedono invece una firma digitale con certificato o una firma qualificata.
Firmare un PDF un tempo voleva dire stamparlo, firmarlo a penna, scansionarlo e rimandarlo via email. Oggi puoi fare la stessa cosa in un minuto dal browser o dal telefono. Ma «firmare online» comprende due tecnologie piuttosto diverse, e la differenza conta quando un documento è importante.
Questa guida spiega i due tipi di firma, cosa dice la legge a grandi linee negli USA e nell'UE, quando basta una semplice firma disegnata e come firmare un PDF in sicurezza.
Due modi di «firmare un PDF»
Spesso «firma elettronica» e «firma digitale» si usano come sinonimi, ma non sono la stessa cosa.
Firma elettronica semplice
Una firma elettronica è qualsiasi segno elettronico che mostra l'intenzione di firmare: una firma disegnata con il dito, il tuo nome scritto con un carattere in stile calligrafico, l'immagine della tua firma autografa, o anche il clic su un pulsante «Accetto». In un PDF di solito appare come la tua firma posizionata sulla riga della firma, proprio come l'inchiostro sulla carta.
A renderla una firma sono la tua intenzione e il contesto: chi ti ha inviato il documento, come lo hai restituito e qualsiasi traccia che mostri il tuo consenso. Il segno in sé non dimostra l'identità.
Firma digitale con certificato
Una firma digitale è una tecnologia crittografica. Il software di firma calcola un'impronta (hash) del documento e la cifra con la chiave privata del firmatario, legata a un certificato digitale rilasciato da un'autorità di certificazione. Chiunque può poi verificare due cose: che la firma appartiene al titolare del certificato e che il documento non è cambiato dopo la firma. I lettori PDF lo mostrano con un pannello delle firme che indica se la firma è valida.
| Firma elettronica semplice | Firma digitale con certificato | |
|---|---|---|
| Come appare | La tua firma disegnata, scritta o caricata sulla pagina | Può avere anche una firma visibile, più un pannello di verifica nel lettore PDF |
| Dimostra chi ha firmato | Indirettamente, tramite il contesto (email, registri, traccia di controllo) | Tramite un certificato legato a un'identità verificata |
| Rileva modifiche dopo la firma | No | Sì; qualsiasi modifica successiva viene segnalata |
| Cosa ti serve | Uno strumento di firma | Un certificato rilasciato da un fornitore, spesso dopo una verifica dell'identità |
| Usi tipici | Accordi di tutti i giorni, moduli, consensi, fatture, pratiche del personale | Settori regolamentati, pratiche con la pubblica amministrazione, contratti che lo richiedono |
| Impegno | Pochi secondi | Configurazione una volta, poi è rapida |
Cosa dice la legge, in termini generali
Stati Uniti: ESIGN e UETA
Le regole di base le fissano due leggi. L'ESIGN Act federale (2000) stabilisce che a una firma o a un contratto non si può negare effetto legale solo perché sono in forma elettronica. L'Uniform Electronic Transactions Act (UETA), adottato da quasi tutti gli stati, dice più o meno lo stesso a livello statale. Nessuna delle due impone una tecnologia specifica: un nome scritto o una firma disegnata possono bastare, purché la persona intendesse firmare e le parti abbiano accettato di gestire la pratica in via elettronica.
Entrambe le leggi prevedono eccezioni. Testamenti, codicilli e trust testamentari, molte questioni di diritto di famiglia come adozione e divorzio, provvedimenti e atti giudiziari e alcuni avvisi ufficiali seguono in genere regole proprie. Alcuni settori hanno inoltre requisiti aggiuntivi.
Unione europea: eIDAS e i suoi tre livelli
Nell'UE il regolamento eIDAS definisce tre livelli di firma elettronica:
- Firma elettronica semplice: qualsiasi dato elettronico usato per firmare, come una firma disegnata o scritta. Non può essere respinta come prova in giudizio solo perché è elettronica, ma il suo peso dipende dalle circostanze.
- Firma elettronica avanzata: collegata in modo univoco al firmatario e in grado di identificarlo, creata con mezzi sotto il suo esclusivo controllo e collegata al documento in modo che le modifiche successive siano rilevabili. In pratica, una firma basata su certificato.
- Firma elettronica qualificata: una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato per la creazione di firme e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari. Ha lo stesso effetto legale di una firma autografa e deve essere riconosciuta in tutti gli stati membri dell'UE.
La maggior parte dei documenti di tutti i giorni richiede solo una firma semplice. Leggi specifiche, o l'altra parte, possono richiedere una firma avanzata o qualificata per determinate operazioni.
Quando basta una firma disegnata
Per gran parte delle pratiche quotidiane, la firma elettronica semplice è quella che usano tutti: una domanda di affitto firmata, un'autorizzazione per una gita scolastica, l'approvazione interna di una nota spese, un contratto da freelance inviato dal cliente, un modulo del personale, una conferma di consegna.
Una firma disegnata o scritta in genere va bene quando:
- L'altra parte ti ha inviato il documento chiedendoti di firmarlo e restituirlo.
- C'è una traccia chiara dello scambio, come una conversazione via email.
- Il documento non rientra nelle categorie escluse (testamenti, atti giudiziari, alcuni avvisi).
- Nessuna legge o contratto del tuo settore richiede una firma con certificato o qualificata.
Quando l'altra parte chiede esplicitamente una firma digitale con certificato, o una firma qualificata, una firma disegnata non la sostituisce. In quel caso rivolgiti a un fornitore di certificati o a un prestatore di servizi fiduciari.
Passo per passo: firmare un PDF con MyPDFDone
Firmare PDF di MyPDFDone aggiunge al documento una firma elettronica semplice. Puoi disegnarla, scriverla o caricare una foto della tua firma autografa; lo sfondo della foto caricata viene rimosso, così la firma si posa in modo pulito sulla pagina.
- 01Leggi prima tutto il documentoControlla nomi, date, importi e ogni pagina prima di firmare. Firmare online è veloce, ed è facile saltare questo passaggio.
- 02Carica il PDF in Firmare PDFApri lo strumento Firmare PDF di MyPDFDone e trascina il file nel riquadro di caricamento. Il documento si apre nell'editor.
- 03Compila gli spazi vuotiAggiungi la data, il tuo nome in stampatello, le iniziali o i segni di spunta dove il documento li richiede, con gli strumenti Testo, Data e Spunta.
- 04Crea la tua firmaScegli Firma, poi disegna la firma con mouse, trackpad o dito, scrivi il tuo nome con un carattere in stile calligrafico oppure carica una foto della tua firma.
- 05Posizionala e ridimensionalaTrascina la firma sulla riga della firma e usa la maniglia nell'angolo per ridimensionarla in modo che occupi lo spazio in modo naturale.
- 06Controlla l'anteprima e scaricaPremi Fatto, controlla l'anteprima gratuita di ogni pagina, poi scarica il PDF firmato per 4,99 $, con pagamento una tantum.
Firmare e vedere l'anteprima è gratis. Paghi 4,99 $ solo per scaricare il file firmato, una volta, senza alcun abbonamento. La firma viene inserita nella pagina stessa, quindi appare uguale in ogni lettore PDF.
Compila i moduli prima di firmare
Molti documenti da firmare sono anche moduli: una domanda, un modulo fiscale, la documentazione per un nuovo lavoro. Compilali prima e firma per ultimo.
- I moduli interattivi hanno campi su cui puoi cliccare e scrivere. Compilare modulo PDF di MyPDFDone li trova automaticamente: tocca un campo evidenziato per compilarlo, spunta le caselle e scegli le opzioni.
- I moduli non compilabili hanno solo righe stampate, senza campi. Puoi comunque scriverci sopra: usa lo strumento Testo per inserire il testo su ogni riga e lo strumento Spunta per le caselle.
- Aggiungi la data e il tuo nome in stampatello dove il documento li richiede. Lo strumento Data inserisce la data di oggi con un tocco.
Firmare per ultimo è una buona abitudine per qualsiasi firma, ed è essenziale per quelle con certificato: una firma digitale copre il documento com'era al momento della firma, e tutto ciò che si aggiunge dopo viene segnalato come modifica.
Consigli di sicurezza per firmare online
- Leggi ogni pagina prima di firmare. Controlla nomi, date, importi ed eventuali allegati a cui il documento fa riferimento.
- Usa un servizio affidabile. Verifica come gestisce i file. MyPDFDone trasferisce i file tramite HTTPS, li mantiene privati e li elimina automaticamente 2 ore dopo il caricamento.
- Non lasciare in giro l'immagine della tua firma. Se carichi una foto della firma, conserva l'originale in un posto privato e non incollarla in documenti che non intendi firmare.
- Invia il file firmato solo alle persone giuste. Una firma visibile si può copiare da un PDF, proprio come da una fotocopia.
- Proteggi con password i documenti sensibili. Se il file firmato contiene dati personali o finanziari, aggiungi una password di apertura con Proteggere PDF e comunica la password tramite un altro canale, per esempio un SMS.
- Conserva una tua copia. Salva il PDF firmato e l'email o il messaggio con cui lo hai inviato. Quella traccia fa parte della prova che hai firmato.
- Usa una firma con certificato quando le modifiche devono essere dimostrabili. Se tu o l'altra parte dovete poter dimostrare che nessuno ha alterato il documento dopo la firma, una firma semplice non è lo strumento giusto.
Se il file firmato è troppo pesante da allegare, vedi come ridurre le dimensioni di un PDF per l'email. E se devi cambiare il testo di un documento prima di firmarlo, convertire il PDF in Word può essere la strada più semplice.
Domande frequenti
Negli USA l'ESIGN Act e le leggi statali basate sull'UETA danno alla firma elettronica lo stesso effetto legale di quella autografa per la maggior parte delle transazioni. Nell'UE il regolamento eIDAS stabilisce che una firma elettronica non può essere respinta come prova solo perché è elettronica. Ci sono eccezioni, come i testamenti e alcuni atti giudiziari e di diritto di famiglia. Sono informazioni generali, non una consulenza legale.
Una firma elettronica è qualsiasi segno elettronico dell'intenzione di firmare, come un nome disegnato o scritto. Una firma digitale è una tecnologia precisa: usa un certificato e la crittografia per dimostrare chi ha firmato e rilevare qualsiasi modifica fatta al documento dopo la firma.
L'immagine di una firma visibile si può copiare, proprio come una firma su una fotocopia. Per questo conta a chi invii i documenti firmati, e per questo gli accordi importanti usano spesso una procedura di firma che registra identità e orari, oppure una firma con certificato.
Prima. Compila ogni campo, data e casella, controlla tutto il documento e aggiungi la firma per ultima. Con le firme digitali con certificato è ancora più importante, perché le modifiche fatte dopo la firma vengono segnalate o la invalidano.
No. Firmare PDF di MyPDFDone aggiunge alla pagina una firma elettronica visiva (disegnata, scritta o caricata). Se un documento richiede una firma digitale con certificato, o una firma qualificata nell'UE, rivolgiti a un fornitore di certificati o a un prestatore di servizi fiduciari che le rilascia.
Conserva una tua copia del file firmato, inviala solo alle persone giuste e aggiungi una password di apertura se contiene dati personali. Per i documenti in cui una manomissione deve poter essere dimostrata, lo strumento giusto è una firma digitale con certificato, perché qualsiasi modifica successiva diventa visibile.