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Para assinar um PDF online, envie o arquivo para uma ferramenta de assinatura, desenhe, digite ou envie a sua assinatura, coloque-a sobre a linha de assinatura e baixe o arquivo assinado. Uma assinatura eletrônica simples assim vale para muitos documentos do dia a dia nos EUA e na UE. Alguns documentos exigem assinatura digital com certificado ou qualificada.
Assinar um PDF antes significava imprimir, assinar com caneta, escanear e mandar de volta por e-mail. Hoje você faz a mesma coisa em um minuto no navegador ou no celular. Mas "assinar online" abrange duas tecnologias bem diferentes, e essa diferença importa quando o documento é importante.
Este guia explica os dois tipos de assinatura, o que a lei diz em linhas gerais nos EUA e na União Europeia, quando uma simples assinatura desenhada basta e como assinar um PDF com segurança.
Dois tipos de "assinar um PDF"
As pessoas usam "assinatura eletrônica" e "assinatura digital" como se fossem a mesma coisa, mas não são.
Assinaturas eletrônicas simples
Uma assinatura eletrônica é qualquer marca eletrônica que mostra a sua intenção de assinar: uma assinatura desenhada com o dedo, o seu nome digitado em uma fonte que imita letra cursiva, uma imagem da sua assinatura à mão ou até um clique em um botão "Concordo". Em um PDF, ela normalmente aparece como a sua assinatura colocada sobre a linha de assinatura, como tinta no papel.
O que a torna uma assinatura é a sua intenção e o contexto: quem enviou o documento, como você o devolveu e qualquer registro que mostre que você concordou. A marca em si, sozinha, não comprova identidade.
Assinaturas digitais com certificado
A assinatura digital é uma tecnologia criptográfica. O programa de assinatura calcula uma impressão digital (hash) do documento e a criptografa com a chave privada de quem assina, ligada a um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora. Qualquer pessoa pode então conferir duas coisas: que a assinatura pertence ao titular do certificado e que o documento não mudou desde que foi assinado. Os leitores de PDF mostram isso em um painel de assinaturas que informa se a assinatura é válida.
| Assinatura eletrônica simples | Assinatura digital com certificado | |
|---|---|---|
| Como aparece | A sua assinatura desenhada, digitada ou enviada na página | Pode mostrar também uma assinatura visível, além de um painel de validação no leitor de PDF |
| Comprova quem assinou | Indiretamente, pelo contexto (e-mail, registros, trilha de auditoria) | Por um certificado ligado a uma identidade verificada |
| Detecta alterações depois da assinatura | Não | Sim; qualquer alteração posterior é sinalizada |
| Do que você precisa | Uma ferramenta de assinatura | Um certificado de um provedor, muitas vezes após verificação de identidade |
| Usos típicos | Acordos do dia a dia, formulários, autorizações, faturas, papéis de RH | Setores regulados, documentos para órgãos públicos, contratos que exigem esse tipo |
| Esforço | Segundos | Configuração uma vez; depois é rápido |
O que a lei diz, em linhas gerais
Estados Unidos: ESIGN e UETA
Duas leis definem as regras básicas. A lei federal ESIGN (2000) diz que uma assinatura ou um contrato não pode perder efeito jurídico só por estar em formato eletrônico. A Uniform Electronic Transactions Act (UETA), adotada por quase todos os estados, diz praticamente o mesmo no nível estadual. Nenhuma das duas exige uma tecnologia específica; um nome digitado ou uma assinatura desenhada podem valer, desde que a pessoa tenha a intenção de assinar e as partes tenham concordado em negociar por meio eletrônico.
As duas leis têm exceções. Testamentos, codicilos e trusts testamentários, muitas questões de direito de família, como adoção e divórcio, ordens e documentos judiciais e certas notificações oficiais em geral continuam seguindo regras próprias. Alguns setores também têm exigências extras.
União Europeia: o eIDAS e seus três níveis
Na UE, o Regulamento eIDAS define três níveis de assinatura eletrônica:
- Assinatura eletrônica simples (SES): qualquer dado eletrônico usado para assinar, como uma assinatura desenhada ou digitada. Não pode ser recusada como prova em juízo só por ser eletrônica, mas o peso dela depende das circunstâncias.
- Assinatura eletrônica avançada (AdES): ligada de forma única a quem assina e capaz de identificá-lo, criada com meios sob o controle exclusivo dessa pessoa e vinculada ao documento de modo que alterações posteriores possam ser detectadas. Na prática, é uma assinatura com certificado.
- Assinatura eletrônica qualificada (QES): uma assinatura avançada criada com um dispositivo qualificado de criação de assinatura e baseada em um certificado qualificado de um prestador de serviços de confiança. A QES tem o mesmo efeito jurídico de uma assinatura à mão e deve ser reconhecida em todos os países da UE.
A maioria dos documentos do dia a dia só precisa de uma assinatura simples. Leis específicas, ou a outra parte, podem exigir uma assinatura avançada ou qualificada em certas transações.
Quando uma assinatura desenhada basta
Em boa parte da papelada do dia a dia, a assinatura eletrônica simples é o que todo mundo usa: uma proposta de aluguel assinada, uma autorização para passeio escolar, uma aprovação interna de despesas, um contrato de freelancer enviado pelo cliente, um formulário de RH, um comprovante de entrega.
Uma assinatura desenhada ou digitada costuma servir bem quando:
- A outra parte enviou o documento e pediu que você assinasse e devolvesse.
- Há um registro claro da troca, como uma conversa por e-mail.
- O documento não está em uma das categorias excluídas (testamentos, documentos judiciais, certas notificações).
- Nenhuma lei ou contrato do seu setor exige assinatura com certificado ou qualificada.
Quando o outro lado pede explicitamente uma assinatura digital com certificado, ou uma assinatura qualificada, a assinatura desenhada não substitui. Nesse caso, use um provedor de certificados ou um serviço de confiança.
Passo a passo: assinar um PDF com o MyPDFDone
O Assinar PDF do MyPDFDone adiciona uma assinatura eletrônica simples ao seu documento. Você pode desenhá-la, digitá-la ou enviar uma foto da sua assinatura à mão; o fundo da foto enviada é removido para que ela fique limpa na página.
- 01Leia o documento inteiro antesConfira nomes, datas, valores e todas as páginas antes de assinar. Assinar online é rápido, e por isso é fácil pular esta etapa.
- 02Envie o PDF para o Assinar PDFAbra a ferramenta Assinar PDF do MyPDFDone e solte o arquivo na área de envio. O documento abre no editor.
- 03Preencha os espaços em brancoAcrescente a data, o seu nome por extenso, rubricas ou marcações onde o documento pedir, usando as ferramentas Texto, Data e Marcar.
- 04Crie a sua assinaturaEscolha Assinar e desenhe a assinatura com o mouse, o trackpad ou o dedo, digite o seu nome em uma fonte que imita letra cursiva ou envie uma foto da sua assinatura.
- 05Posicione e ajuste o tamanhoArraste a assinatura até a linha de assinatura e use o canto para redimensioná-la até caber naturalmente no espaço.
- 06Veja a prévia e baixeToque em Concluir, confira a prévia grátis de todas as páginas e baixe o PDF assinado por US$ 4,99, em pagamento único.
Assinar e ver a prévia é grátis. Você paga US$ 4,99 só para baixar o arquivo assinado, uma única vez, sem assinatura mensal. A assinatura é inserida na própria página, então aparece igual em qualquer leitor de PDF.
Preencha os formulários antes de assinar
Muitos documentos que precisam de assinatura também são formulários: uma inscrição, um formulário de impostos, um pacote de admissão. Preencha primeiro e assine por último.
- Formulários interativos têm campos em que você clica e digita. O Preencher formulário PDF do MyPDFDone encontra esses campos automaticamente; toque em um campo destacado para preenchê-lo, marque as caixas e escolha as opções.
- Formulários planos são só linhas impressas, sem campos. Mesmo assim dá para digitar neles: use a ferramenta Texto para colocar texto em cada linha e a ferramenta Marcar para as caixas.
- Acrescente a data e o seu nome por extenso onde o documento pedir. A ferramenta Data insere a data de hoje com um toque.
Assinar por último é um bom hábito para qualquer assinatura e essencial para as com certificado: a assinatura digital cobre o documento como ele estava no momento da assinatura, e tudo o que for acrescentado depois é sinalizado como alteração.
Dicas de segurança para assinar online
- Leia todas as páginas antes de assinar. Confira nomes, datas, valores e os anexos que o documento menciona.
- Use um serviço confiável. Veja como ele trata os arquivos. O MyPDFDone transfere os arquivos por HTTPS, mantém tudo privado e exclui automaticamente 2 horas depois do envio.
- Não deixe a imagem da sua assinatura largada por aí. Se você enviar uma foto da sua assinatura, guarde o original em um lugar privado e não cole em documentos que você não pretende assinar.
- Envie o arquivo assinado só para as pessoas certas. Uma assinatura visível pode ser copiada de um PDF, assim como de uma fotocópia.
- Proteja documentos sigilosos com senha. Se o arquivo assinado tiver dados pessoais ou financeiros, coloque uma senha de abertura com o Proteger PDF e compartilhe a senha por outro canal, como uma mensagem de texto.
- Guarde a sua própria cópia. Salve o PDF assinado e o e-mail ou a mensagem com que você o enviou. Esse registro faz parte da prova de que você assinou.
- Use assinatura com certificado quando alterações precisarem ser comprováveis. Se você ou a outra parte precisarem mostrar que ninguém alterou o documento depois da assinatura, a assinatura simples não é a ferramenta certa.
Se o arquivo assinado for grande demais para anexar, veja como diminuir o tamanho de um PDF para enviar por e-mail. E, se você precisar mudar o texto de um documento antes de assiná-lo, converter o PDF em Word pode ser o caminho mais fácil.
Perguntas frequentes
Nos EUA, a lei federal ESIGN e as leis estaduais baseadas na UETA dão às assinaturas eletrônicas o mesmo efeito jurídico das feitas à mão na maioria das transações. A lei da UE (eIDAS) diz que uma assinatura eletrônica não pode ser rejeitada como prova só por ser eletrônica. Há exceções, como testamentos e certos documentos judiciais e de direito de família. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.
Assinatura eletrônica é qualquer sinal eletrônico da intenção de assinar, como um nome desenhado ou digitado. Assinatura digital é uma tecnologia específica: usa um certificado e criptografia para comprovar quem assinou e detectar qualquer alteração feita no documento depois da assinatura.
Uma imagem de assinatura visível pode ser copiada, assim como uma assinatura em uma fotocópia de papel. Por isso importa para quem você envia documentos assinados, e por isso acordos importantes costumam usar um processo de assinatura que registra identidade e data e hora, ou uma assinatura com certificado.
Antes. Preencha todos os campos, datas e caixas de seleção primeiro, confira o documento inteiro e assine por último. Com assinaturas digitais com certificado isso importa ainda mais, porque alterações feitas depois da assinatura são sinalizadas ou invalidam a assinatura.
Não. O Assinar PDF do MyPDFDone adiciona à página uma assinatura eletrônica visual (desenhada, digitada ou enviada). Se um documento exige assinatura digital com certificado, ou assinatura qualificada na UE, use um provedor de certificados ou um serviço de confiança que as emita.
Guarde a sua própria cópia do arquivo assinado, envie-o só para as pessoas certas e coloque uma senha de abertura se ele tiver dados pessoais. Para documentos em que uma adulteração precisa ser comprovável, a ferramenta certa é a assinatura digital com certificado, porque qualquer alteração posterior fica visível.