Коротко
Чтобы подписать PDF онлайн, загрузите его в инструмент для подписи, нарисуйте, напечатайте или загрузите свою подпись, поставьте её на строку для подписи и скачайте подписанный файл. Такая простая электронная подпись подходит для многих повседневных документов в США и ЕС. Для некоторых документов нужна цифровая подпись с сертификатом или квалифицированная подпись.
Раньше подписать PDF означало распечатать его, расписаться ручкой, отсканировать и отправить обратно по почте. Сегодня то же самое можно сделать за минуту в браузере или на телефоне. Но за словами «подписать онлайн» стоят две совершенно разные технологии, и для важного документа разница имеет значение.
В этом руководстве — какие бывают подписи, что в общих чертах говорит закон в США и ЕС, когда достаточно простой нарисованной подписи и как безопасно подписать PDF.
Два вида «подписи PDF»
«Электронную подпись» и «цифровую подпись» часто путают, но это не одно и то же.
Простая электронная подпись
Электронная подпись — это любой электронный знак, который показывает, что вы намерены подписать: подпись, нарисованная пальцем, имя, напечатанное рукописным шрифтом, изображение вашей подписи от руки или даже нажатие кнопки «Я согласен». В PDF она обычно выглядит как ваша подпись на строке для подписи — как чернила на бумаге.
Подписью её делают ваше намерение и контекст: кто прислал вам документ, как вы его вернули и есть ли подтверждение вашего согласия. Сам знак личность не доказывает.
Цифровая подпись с сертификатом
Цифровая подпись — это криптографическая технология. Программа для подписи вычисляет «отпечаток» (хеш) документа и шифрует его закрытым ключом подписанта, привязанным к цифровому сертификату от удостоверяющего центра. После этого любой может проверить две вещи: что подпись принадлежит владельцу сертификата и что документ не менялся после подписания. Программы для просмотра PDF показывают это на панели подписей с пометкой, действительна ли подпись.
| Простая электронная подпись | Цифровая подпись с сертификатом | |
|---|---|---|
| Как выглядит | Ваша нарисованная, напечатанная или загруженная подпись на странице | Может тоже быть видна на странице, плюс панель проверки в программе для просмотра PDF |
| Доказывает, кто подписал | Косвенно, через контекст (переписка, записи, журнал действий) | Через сертификат, привязанный к подтверждённой личности |
| Выявляет изменения после подписания | Нет | Да; любое последующее изменение отмечается |
| Что нужно | Инструмент для подписи | Сертификат от поставщика, часто после проверки личности |
| Где обычно используется | Повседневные соглашения, формы, согласия, счета, кадровые документы | Регулируемые отрасли, подача документов в госорганы, договоры, где она обязательна |
| Усилия | Секунды | Один раз настроить, дальше быстро |
Что в общих чертах говорит закон
США: ESIGN и UETA
Основные правила задают два закона. Федеральный закон ESIGN (2000) гласит, что подпись или договор нельзя лишить юридической силы только потому, что они в электронной форме. Единообразный закон об электронных сделках (UETA), принятый почти всеми штатами, говорит примерно то же на уровне штатов. Ни один из них не требует конкретной технологии: напечатанное имя или нарисованная подпись подходят, если человек намеревался подписать, а стороны согласились вести дела в электронном виде.
У обоих законов есть исключения. Завещания и дополнения к ним, завещательные трасты, многие семейные дела, например усыновление и развод, судебные решения и документы, а также некоторые официальные уведомления, как правило, по-прежнему подчиняются своим правилам. В некоторых отраслях есть и дополнительные требования.
Европейский союз: eIDAS и три уровня подписи
В ЕС регламент eIDAS определяет три уровня электронной подписи:
- Простая электронная подпись (SES): любые электронные данные, которыми подписывают документ, например нарисованная или напечатанная подпись. Суд не может отвергнуть её как доказательство только потому, что она электронная, но её вес зависит от обстоятельств.
- Усовершенствованная электронная подпись (AdES): однозначно связана с подписантом и позволяет его идентифицировать, создаётся средствами под его единоличным контролем и связана с документом так, что последующие изменения можно обнаружить. На практике это подпись с сертификатом.
- Квалифицированная электронная подпись (QES): усовершенствованная подпись, созданная квалифицированным средством подписи на основе квалифицированного сертификата от доверенного поставщика услуг. QES имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись, и должна признаваться во всех странах ЕС.
Большинству повседневных документов хватает простой подписи. Отдельные законы или другая сторона могут требовать усовершенствованную или квалифицированную подпись для определённых сделок.
Когда достаточно нарисованной подписи
Для большой части повседневных бумаг все пользуются именно простой электронной подписью: заявка на аренду, согласие на школьную поездку, внутреннее согласование расходов, договор с фрилансером от заказчика, кадровая анкета, подтверждение доставки.
Нарисованная или напечатанная подпись обычно подходит, когда:
- Другая сторона сама прислала вам документ и попросила подписать и вернуть.
- Есть понятная запись переписки, например цепочка писем.
- Документ не относится к исключениям (завещания, судебные документы, некоторые уведомления).
- Ни закон, ни договор в вашей отрасли не требуют подписи с сертификатом или квалифицированной подписи.
Если другая сторона прямо просит цифровую подпись с сертификатом или квалифицированную подпись, нарисованная её не заменит. Обратитесь в удостоверяющий центр или к доверенному сервису.
Пошагово: как подписать PDF в MyPDFDone
«Подписать PDF» от MyPDFDone добавляет в документ простую электронную подпись. Её можно нарисовать, напечатать или загрузить фото своей подписи от руки; фон загруженного фото удаляется, чтобы подпись аккуратно легла на страницу.
- 01Сначала прочитайте документ целикомПеред подписью проверьте имена, даты, суммы и все страницы. Подписать онлайн можно быстро, поэтому этот шаг легко пропустить.
- 02Загрузите PDF в «Подписать PDF»Откройте инструмент «Подписать PDF» в MyPDFDone и перетащите файл в окно загрузки. Документ откроется в редакторе.
- 03Заполните пустые местаДобавьте дату, своё имя печатными буквами, инициалы или галочки там, где этого требует документ, с помощью инструментов «Текст», «Дата» и «Галочка».
- 04Создайте подписьВыберите «Подпись» и нарисуйте её мышью, тачпадом или пальцем, напечатайте имя рукописным шрифтом или загрузите фото своей подписи.
- 05Поставьте подпись и подберите размерПеретащите подпись на строку для подписи и потяните за уголок, чтобы она естественно вписалась в отведённое место.
- 06Проверьте и скачайтеНажмите «Готово», просмотрите бесплатный предпросмотр всех страниц и скачайте подписанный PDF за 4,99 $, оплата один раз.
Подписание и предпросмотр бесплатны. Вы платите 4,99 $ только за скачивание подписанного файла — один раз, без подписки. Подпись встраивается в саму страницу, поэтому выглядит одинаково в любой программе для просмотра PDF.
Сначала заполните форму, потом подписывайте
Многие документы, которые нужно подписать, — это ещё и формы: заявление, налоговая форма, пакет документов для нового сотрудника. Сначала заполните их, а подпись поставьте в конце.
- Интерактивные формы содержат поля, в которые можно щёлкнуть и печатать. «Заполнить PDF-форму» от MyPDFDone находит их автоматически: нажмите на подсвеченное поле, чтобы заполнить его, ставьте галочки и выбирайте варианты.
- Плоские формы — это просто напечатанные строки без полей. На них тоже можно печатать: инструментом «Текст» поставьте текст на каждую строку, а инструментом «Галочка» отметьте нужные квадратики.
- Добавьте дату и своё имя печатными буквами, если документ этого требует. Инструмент «Дата» вставляет сегодняшнюю дату в одно касание.
Подписывать в последнюю очередь — хорошая привычка для любой подписи и обязательное правило для подписи с сертификатом: цифровая подпись охватывает документ в том виде, в каком он был в момент подписания, и всё, что добавлено позже, отмечается как изменение.
Советы по безопасности при подписании онлайн
- Прочитайте каждую страницу перед подписью. Проверьте имена, даты, суммы и все приложения, на которые ссылается документ.
- Пользуйтесь надёжным сервисом. Узнайте, как он обращается с файлами. MyPDFDone передаёт файлы по HTTPS, хранит их в закрытом хранилище и автоматически удаляет через 2 часа после загрузки.
- Не оставляйте изображение подписи где попало. Если вы загружаете фото подписи, храните оригинал в надёжном месте и не вставляйте его в документы, которые не собираетесь подписывать.
- Отправляйте подписанный файл только нужным людям. Видимую подпись можно скопировать из PDF так же, как с ксерокопии.
- Ставьте пароль на конфиденциальные документы. Если в подписанном файле есть личные или финансовые данные, поставьте пароль на открытие с помощью «Защитить PDF» и передайте пароль по другому каналу, например в SMS.
- Сохраните свою копию. Сохраните подписанный PDF и письмо или сообщение, с которым вы его отправили. Эта запись — часть доказательства того, что вы подписали документ.
- Используйте подпись с сертификатом, если изменения нужно уметь доказать. Если вам или другой стороне важно показать, что после подписания документ никто не менял, простая подпись не подойдёт.
Если подписанный файл слишком велик для вложения, посмотрите, как уменьшить размер PDF для отправки по почте. А если перед подписанием нужно изменить формулировки в документе, проще может оказаться перевести PDF в Word.
Частые вопросы
В США закон ESIGN и законы штатов на основе UETA приравнивают электронную подпись к собственноручной для большинства сделок. Право ЕС (регламент eIDAS) говорит, что электронную подпись нельзя отвергнуть как доказательство только потому, что она электронная. Есть исключения — например, завещания и некоторые судебные и семейные документы. Это общая информация, а не юридическая консультация.
Электронная подпись — это любой электронный знак намерения подписать, например нарисованная или напечатанная фамилия. Цифровая подпись — конкретная технология: она использует сертификат и криптографию, чтобы доказать, кто подписал, и обнаружить любое изменение документа после подписания.
Видимое изображение подписи можно скопировать — так же, как подпись с бумажной ксерокопии. Поэтому важно, кому вы отправляете подписанные документы, и поэтому для важных соглашений часто используют процесс подписания с фиксацией личности и времени или подпись с сертификатом.
До. Сначала заполните все поля, даты и галочки, проверьте весь документ и только потом поставьте подпись. Для цифровых подписей с сертификатом это ещё важнее: изменения после подписания отмечаются как правки или делают подпись недействительной.
Нет. «Подписать PDF» от MyPDFDone добавляет на страницу видимую электронную подпись (нарисованную, напечатанную или загруженную). Если для документа нужна цифровая подпись с сертификатом или квалифицированная подпись в ЕС, воспользуйтесь удостоверяющим центром или доверенным сервисом, который их выдаёт.
Сохраните свою копию подписанного файла, отправляйте его только нужным людям и поставьте пароль на открытие, если в нём есть личные данные. Для документов, где подделку нужно уметь доказать, подходит цифровая подпись с сертификатом: любое последующее изменение станет заметным.