Kurze Antwort
Um ein PDF online zu unterschreiben, lädst du es in ein Signatur-Tool hoch, zeichnest, tippst oder lädst deine Unterschrift hoch, setzt sie auf die Unterschriftszeile und lädst die unterschriebene Datei herunter. So eine einfache elektronische Signatur reicht in den USA und der EU für viele Alltagsdokumente. Manche Dokumente verlangen stattdessen eine zertifikatsbasierte digitale oder qualifizierte Signatur.
Früher hieß ein PDF unterschreiben: ausdrucken, mit Kuli unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken. Heute geht das in einer Minute im Browser oder auf dem Handy. Aber hinter „online unterschreiben“ stecken zwei ziemlich unterschiedliche Techniken, und der Unterschied zählt, wenn ein Dokument wichtig ist.
Dieser Ratgeber erklärt die beiden Signaturarten, was das Recht in den USA und der EU grob sagt, wann eine einfache gezeichnete Unterschrift reicht und wie du ein PDF sicher unterschreibst.
Zwei Arten, „ein PDF zu unterschreiben“
„Elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ werden oft gleichbedeutend verwendet, sind aber nicht dasselbe.
Einfache elektronische Signaturen
Eine elektronische Signatur ist jedes elektronische Zeichen, das zeigt, dass du unterschreiben willst: eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, dein Name in einer Handschrift-Schrift, ein Bild deiner handschriftlichen Unterschrift oder sogar ein Klick auf „Ich stimme zu“. Auf einem PDF erscheint sie meist als Unterschrift auf der Unterschriftszeile, genau wie Tinte auf Papier.
Zur Unterschrift wird sie durch deine Absicht und den Zusammenhang: wer dir das Dokument geschickt hat, wie du es zurückgeschickt hast und ob es einen Nachweis deiner Zustimmung gibt. Das Zeichen allein beweist deine Identität nicht.
Zertifikatsbasierte digitale Signaturen
Eine digitale Signatur ist eine kryptografische Technik. Die Signatursoftware berechnet einen Fingerabdruck (Hash) des Dokuments und verschlüsselt ihn mit dem privaten Schlüssel der unterschreibenden Person. Dieser Schlüssel gehört zu einem digitalen Zertifikat, das eine Zertifizierungsstelle ausgestellt hat. Jeder kann dann zwei Dinge prüfen: dass die Signatur zum Inhaber des Zertifikats gehört und dass sich das Dokument seit der Unterschrift nicht verändert hat. PDF-Reader zeigen das in einem Signaturbereich an, der sagt, ob die Signatur gültig ist.
| Einfache elektronische Signatur | Zertifikatsbasierte digitale Signatur | |
|---|---|---|
| Wie sie aussieht | Deine gezeichnete, getippte oder hochgeladene Unterschrift auf der Seite | Kann auch sichtbar sein, dazu ein Prüfbereich im PDF-Reader |
| Belegt, wer unterschrieben hat | Indirekt, über den Zusammenhang (E-Mail, Unterlagen, Protokoll) | Über ein Zertifikat, das mit einer geprüften Identität verknüpft ist |
| Erkennt Änderungen nach der Unterschrift | Nein | Ja, jede spätere Änderung wird markiert |
| Was du brauchst | Ein Signatur-Tool | Ein Zertifikat von einem Anbieter, oft nach einer Identitätsprüfung |
| Typische Einsätze | Alltagsvereinbarungen, Formulare, Einwilligungen, Rechnungen, Personalunterlagen | Regulierte Branchen, Behördeneinreichungen, Verträge, die sie verlangen |
| Aufwand | Sekunden | Einmal einrichten, danach schnell |
Was das Recht grob sagt
USA: ESIGN und UETA
Zwei Gesetze legen die Grundregeln fest. Der bundesweite ESIGN Act (2000) sagt, dass einer Unterschrift oder einem Vertrag die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch sind. Der Uniform Electronic Transactions Act (UETA), den fast alle Bundesstaaten übernommen haben, sagt auf Ebene der Bundesstaaten im Wesentlichen dasselbe. Keines der beiden Gesetze schreibt eine bestimmte Technik vor: Ein getippter Name oder eine gezeichnete Unterschrift kann genügen, solange die Person unterschreiben wollte und die Parteien vereinbart haben, elektronisch zu verhandeln.
Beide Gesetze haben Ausnahmen. Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Trusts, viele familienrechtliche Angelegenheiten wie Adoption und Scheidung, gerichtliche Anordnungen und Schriftstücke sowie bestimmte amtliche Mitteilungen folgen in der Regel weiter eigenen Regeln. Manche Branchen haben zusätzliche Anforderungen.
Europäische Union: eIDAS und die drei Stufen
In der EU definiert die eIDAS-Verordnung drei Stufen der elektronischen Signatur:
- Einfache elektronische Signatur (EES): alle elektronischen Daten, mit denen unterschrieben wird, etwa eine gezeichnete oder getippte Unterschrift. Sie darf vor Gericht nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist, aber ihr Gewicht hängt von den Umständen ab.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig der unterschreibenden Person zugeordnet und geeignet, sie zu identifizieren, mit Mitteln erstellt, die allein unter ihrer Kontrolle stehen, und so mit dem Dokument verknüpft, dass spätere Änderungen erkennbar sind. In der Praxis heißt das: eine zertifikatsbasierte Signatur.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit und gestützt auf ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters. Eine QES hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und muss in jedem EU-Mitgliedstaat anerkannt werden.
Die meisten Alltagsdokumente brauchen nur eine einfache Signatur. Bestimmte Gesetze oder die andere Seite können für manche Geschäfte eine fortgeschrittene oder qualifizierte verlangen.
Wann eine gezeichnete Unterschrift reicht
Für einen großen Teil des Papierkrams im Alltag nutzen alle eine einfache elektronische Signatur: eine unterschriebene Mietbewerbung, eine Einverständniserklärung für den Schulausflug, eine interne Spesenfreigabe, ein Freelance-Vertrag vom Kunden, ein Personalformular, eine Lieferbestätigung.
Eine gezeichnete oder getippte Unterschrift passt in der Regel gut, wenn:
- Die andere Seite dir das Dokument geschickt und dich gebeten hat, es unterschrieben zurückzuschicken.
- Es einen klaren Nachweis über den Austausch gibt, etwa einen E-Mail-Verlauf.
- Das Dokument nicht zu den ausgenommenen Kategorien gehört (Testamente, Gerichtsdokumente, bestimmte Mitteilungen).
- Kein Gesetz und kein Vertrag in deiner Branche eine zertifikatsbasierte oder qualifizierte Signatur verlangt.
Wenn die andere Seite ausdrücklich eine digitale Signatur mit Zertifikat oder eine qualifizierte Signatur verlangt, ersetzt eine gezeichnete Unterschrift sie nicht. Nutze dann einen Zertifikatsanbieter oder Vertrauensdienst.
Schritt für Schritt: ein PDF mit MyPDFDone unterschreiben
PDF unterschreiben von MyPDFDone fügt deinem Dokument eine einfache elektronische Signatur hinzu. Du kannst sie zeichnen, tippen oder ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift hochladen. Der Hintergrund eines hochgeladenen Fotos wird entfernt, damit die Unterschrift sauber auf der Seite sitzt.
- 01Zuerst das ganze Dokument lesenPrüf Namen, Daten, Beträge und jede Seite, bevor du unterschreibst. Online geht das Unterschreiben so schnell, dass man diesen Schritt leicht überspringt.
- 02PDF bei PDF unterschreiben hochladenÖffne das Tool PDF unterschreiben von MyPDFDone und zieh deine Datei auf das Upload-Feld. Das Dokument öffnet sich im Editor.
- 03Lücken ausfüllenErgänze Datum, deinen Namen in Druckschrift, Initialen oder Häkchen, wo das Dokument danach fragt, mit den Werkzeugen Text, Datum und Häkchen.
- 04Unterschrift erstellenWähle Signieren und zeichne deine Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger, tippe deinen Namen in einer Handschrift-Schrift oder lade ein Foto deiner Unterschrift hoch.
- 05Platzieren und Größe anpassenZieh die Unterschrift auf die Unterschriftszeile und ändere die Größe mit dem Eckgriff, bis sie natürlich in den Platz passt.
- 06Vorschau prüfen und herunterladenTippe auf Fertig, prüf die kostenlose Vorschau aller Seiten und lade das unterschriebene PDF dann für 4,99 $ herunter, einmal bezahlt.
Unterschreiben und Vorschau sind kostenlos. Du zahlst 4,99 $ nur für den Download der unterschriebenen Datei, einmal, ohne Abo. Die Unterschrift wird fest in die Seite eingefügt und sieht deshalb in jedem PDF-Reader gleich aus.
Formulare vor dem Unterschreiben ausfüllen
Viele Dokumente, die eine Unterschrift brauchen, sind zugleich Formulare: ein Antrag, ein Steuerformular, Unterlagen zum Jobstart. Füll sie zuerst aus und unterschreib zuletzt.
- Interaktive Formulare haben Felder, die du anklicken und beschreiben kannst. PDF-Formular ausfüllen von MyPDFDone findet sie automatisch: Tippe auf ein markiertes Feld, um es auszufüllen, setz Häkchen und wähle Optionen aus.
- Flache Formulare sind nur gedruckte Linien ohne Felder. Du kannst trotzdem darauf schreiben: Setz mit dem Werkzeug Text Text auf jede Linie und nutze Häkchen für Kästchen.
- Ergänze Datum und deinen Namen in Druckschrift, wo das Dokument danach fragt. Das Werkzeug Datum fügt das heutige Datum mit einem Tipp ein.
Zuletzt zu unterschreiben ist bei jeder Unterschrift eine gute Gewohnheit und bei zertifikatsbasierten unverzichtbar: Eine digitale Signatur deckt das Dokument so ab, wie es im Moment der Unterschrift war, und alles, was danach hinzukommt, wird als Änderung markiert.
Sicherheitstipps fürs Unterschreiben online
- Lies jede Seite, bevor du unterschreibst. Prüf Namen, Daten, Beträge und alle Anlagen, auf die das Dokument verweist.
- Nutze einen vertrauenswürdigen Dienst. Sieh nach, wie er mit Dateien umgeht. MyPDFDone überträgt Dateien per HTTPS, speichert sie privat und löscht sie 2 Stunden nach dem Hochladen automatisch.
- Lass dein Unterschriftsbild nicht herumliegen. Wenn du ein Foto deiner Unterschrift hochlädst, bewahre das Original privat auf und füge es nicht in Dokumente ein, die du nicht unterschreiben willst.
- Schick die unterschriebene Datei nur an die richtigen Personen. Eine sichtbare Unterschrift lässt sich aus einem PDF kopieren, genau wie aus einer Fotokopie.
- Schütze sensible Dokumente mit einem Passwort. Wenn die unterschriebene Datei persönliche oder finanzielle Angaben enthält, versieh sie mit PDF schützen mit einem Passwort zum Öffnen und teile das Passwort über einen anderen Kanal, etwa per SMS.
- Behalte eine eigene Kopie. Speichere das unterschriebene PDF und die E-Mail oder Nachricht, mit der du es verschickt hast. Dieser Nachweis gehört zum Beleg, dass du unterschrieben hast.
- Nutze eine zertifikatsbasierte Signatur, wenn Änderungen nachweisbar sein müssen. Wenn du oder die andere Seite zeigen müsst, dass niemand das Dokument nach der Unterschrift verändert hat, ist eine einfache Signatur nicht das richtige Werkzeug.
Wenn die unterschriebene Datei zu groß für einen Anhang ist, lies wie du ein PDF für den E-Mail-Versand verkleinerst. Und wenn du den Wortlaut eines Dokuments vor dem Unterschreiben ändern musst, ist es oft einfacher, das PDF in Word umzuwandeln.
Häufige Fragen
In den USA geben der ESIGN Act und die auf dem UETA beruhenden Gesetze der Bundesstaaten elektronischen Signaturen für die meisten Geschäfte dieselbe Rechtswirkung wie handschriftlichen. Das EU-Recht (eIDAS) sagt, dass eine elektronische Signatur nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden darf, weil sie elektronisch ist. Es gibt Ausnahmen, etwa Testamente und bestimmte Gerichts- und familienrechtliche Dokumente. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Eine elektronische Signatur ist jedes elektronische Zeichen dafür, dass du unterschreiben willst, etwa ein gezeichneter oder getippter Name. Eine digitale Signatur ist eine bestimmte Technik: Sie nutzt ein Zertifikat und Kryptografie, um zu belegen, wer unterschrieben hat, und um jede spätere Änderung am Dokument zu erkennen.
Ein sichtbares Unterschriftsbild lässt sich kopieren, genau wie eine Unterschrift auf einer Papierkopie. Deshalb ist es wichtig, wem du unterschriebene Dokumente schickst, und deshalb laufen wichtige Verträge oft über ein Signaturverfahren, das Identität und Zeitstempel festhält, oder über eine zertifikatsbasierte Signatur.
Vorher. Füll zuerst alle Felder, Daten und Kästchen aus, prüf das ganze Dokument und setz deine Unterschrift zuletzt. Bei zertifikatsbasierten digitalen Signaturen ist das noch wichtiger, denn Änderungen nach dem Unterschreiben werden markiert oder machen die Signatur ungültig.
Nein. PDF unterschreiben von MyPDFDone setzt eine sichtbare elektronische Signatur (gezeichnet, getippt oder hochgeladen) auf die Seite. Wenn ein Dokument eine digitale Signatur mit Zertifikat oder in der EU eine qualifizierte Signatur verlangt, nutze einen Zertifikatsanbieter oder Vertrauensdiensteanbieter, der solche Signaturen ausstellt.
Behalte eine eigene Kopie der unterschriebenen Datei, schick sie nur an die vorgesehenen Personen und versieh sie mit einem Passwort zum Öffnen, wenn sie persönliche Daten enthält. Bei Dokumenten, bei denen Manipulation nachweisbar sein muss, ist eine zertifikatsbasierte digitale Signatur das richtige Werkzeug, weil jede spätere Änderung sichtbar wird.