Коротка відповідь
Щоб підписати PDF онлайн, завантажте його в інструмент для підпису, намалюйте, надрукуйте або завантажте свій підпис, поставте його на лінію для підпису й скачайте підписаний файл. Такий простий електронний підпис підходить для багатьох повсякденних документів у США та ЄС. Для деяких документів потрібен цифровий підпис із сертифікатом або кваліфікований підпис.
Колись підписати PDF означало роздрукувати його, розписатися ручкою, відсканувати й надіслати назад. Сьогодні те саме можна зробити за хвилину в браузері чи на телефоні. Але за словами «підписати онлайн» стоять дві зовсім різні технології, і для важливого документа ця різниця має значення.
У цьому посібнику пояснено два типи підпису, що загалом кажуть закони США та ЄС, коли достатньо простого намальованого підпису і як безпечно підписати PDF.
Два значення «підписати PDF»
«Електронний підпис» і «цифровий підпис» часто вживають як синоніми, але це не одне й те саме.
Простий електронний підпис
Електронний підпис — це будь-яка електронна позначка, яка показує ваш намір підписати: підпис, намальований пальцем, ім’я, надруковане рукописним шрифтом, зображення вашого власноручного підпису чи навіть натискання кнопки «Я погоджуюся». На PDF він зазвичай виглядає як ваш підпис на лінії для підпису — так само, як чорнило на папері.
Підписом його роблять ваш намір і контекст: хто надіслав вам документ, як ви його повернули і чи є запис про вашу згоду. Сама позначка особу не підтверджує.
Цифровий підпис із сертифікатом
Цифровий підпис — це криптографічна технологія. Програма для підпису обчислює відбиток (хеш) документа й шифрує його закритим ключем підписувача, пов’язаним із цифровим сертифікатом від центру сертифікації. Після цього будь-хто може перевірити дві речі: що підпис належить власникові сертифіката і що документ не змінювали після підписання. PDF-переглядачі показують це на панелі підписів із позначкою, чи підпис дійсний.
| Простий електронний підпис | Цифровий підпис із сертифікатом | |
|---|---|---|
| Як виглядає | Ваш намальований, надрукований або завантажений підпис на сторінці | Може мати й видимий підпис, а також панель перевірки в PDF-переглядачі |
| Чи підтверджує, хто підписав | Опосередковано, через контекст (пошта, записи, журнал дій) | Через сертифікат, прив’язаний до перевіреної особи |
| Виявляє зміни після підписання | Ні | Так, будь-яка пізніша зміна позначається |
| Що потрібно | Інструмент для підпису | Сертифікат від постачальника, часто після перевірки особи |
| Типове застосування | Повсякденні угоди, форми, згоди, рахунки, кадрові документи | Регульовані галузі, звітність до держорганів, договори, де цього вимагають |
| Зусилля | Кілька секунд | Одноразове налаштування, далі швидко |
Що загалом кажуть закони
США: ESIGN і UETA
Основні правила задають два закони. Федеральний закон ESIGN (2000) каже, що підпису чи договору не можна відмовити в юридичній силі лише через те, що вони в електронній формі. Єдиний закон про електронні трансакції (UETA), ухвалений майже всіма штатами, каже приблизно те саме на рівні штатів. Жоден із них не вимагає конкретної технології: надруковане ім’я чи намальований підпис можуть підійти, якщо людина мала намір підписати, а сторони погодилися вести справи в електронному вигляді.
Обидва закони мають винятки. Заповіти, доповнення до них і заповідальні трасти, багато сімейних справ, як-от усиновлення чи розлучення, судові рішення й документи, а також деякі офіційні повідомлення зазвичай і далі підпорядковуються власним правилам. Окремі галузі мають додаткові вимоги.
Європейський Союз: eIDAS і три рівні
У ЄС Регламент eIDAS визначає три рівні електронного підпису:
- Простий електронний підпис (SES): будь-які електронні дані, використані для підписання, наприклад намальований чи надрукований підпис. Суд не може відхилити його як доказ лише через те, що він електронний, але його вага залежить від обставин.
- Удосконалений електронний підпис (AdES): однозначно пов’язаний із підписувачем і дає змогу його ідентифікувати, створений засобами під одноосібним контролем підписувача й пов’язаний із документом так, що пізніші зміни можна виявити. На практиці це підпис із сертифікатом.
- Кваліфікований електронний підпис (QES): удосконалений підпис, створений за допомогою кваліфікованого засобу створення підпису на основі кваліфікованого сертифіката від надавача довірчих послуг. QES має таку ж юридичну силу, як власноручний підпис, і визнається в усіх країнах ЄС.
Більшості повсякденних документів досить простого підпису. Окремі закони або інша сторона можуть вимагати вдосконаленого чи кваліфікованого підпису для певних угод.
Коли достатньо намальованого підпису
Для значної частини повсякденних паперів усі користуються простим електронним підписом: заявка на оренду, згода на шкільну екскурсію, внутрішнє погодження витрат, договір фрилансера від клієнта, кадрова форма, підтвердження доставки.
Намальований чи надрукований підпис зазвичай підходить, якщо:
- Інша сторона сама надіслала вам документ і попросила підписати й повернути.
- Є чіткий запис обміну, наприклад листування.
- Документ не належить до винятків (заповіти, судові документи, деякі повідомлення).
- Жоден закон чи договір у вашій галузі не вимагає підпису із сертифікатом або кваліфікованого підпису.
Якщо інша сторона прямо просить цифровий підпис із сертифікатом або кваліфікований підпис, намальований підпис його не замінить. Скористайтеся послугами постачальника сертифікатів або надавача довірчих послуг.
Крок за кроком: підпишіть PDF у MyPDFDone
Інструмент MyPDFDone «Підписати PDF» додає до документа простий електронний підпис. Його можна намалювати, надрукувати або завантажити фото власноручного підпису; фон завантаженого фото прибирається, тож підпис акуратно лягає на сторінку.
- 01Спершу прочитайте весь документПеревірте імена, дати, суми й кожну сторінку, перш ніж підписувати. Онлайн-підпис займає мить, тому цей крок легко пропустити.
- 02Завантажте PDF в інструмент «Підписати PDF»Відкрийте інструмент MyPDFDone «Підписати PDF» і перетягніть файл у поле завантаження. Документ відкриється в редакторі.
- 03Заповніть порожні місцяДодайте дату, своє ім’я друкованими літерами, ініціали або позначки там, де їх просить документ, за допомогою інструментів «Текст», «Дата» й «Позначка».
- 04Створіть підписВиберіть «Підпис» і намалюйте його мишею, тачпадом чи пальцем, надрукуйте ім’я рукописним шрифтом або завантажте фото свого підпису.
- 05Розмістіть підпис і задайте розмірПеретягніть підпис на лінію для підпису й потягніть за кутовий маркер, щоб він природно вписався в місце.
- 06Перегляньте й скачайтеНатисніть «Готово», перевірте безкоштовний перегляд кожної сторінки, а тоді скачайте підписаний PDF за 4,99 $, один раз.
Підписання й перегляд безкоштовні. Ви платите 4,99 $ лише за скачування підписаного файлу, один раз і без підписки. Підпис вбудовується в саму сторінку, тож у будь-якому PDF-переглядачі він виглядає однаково.
Заповніть форми до підписання
Багато документів, які треба підписати, є ще й формами: заява, податкова форма, пакет документів для нового працівника. Спершу заповніть їх, а підпишіть наостанок.
- Інтерактивні форми мають поля, у які можна клацнути й ввести текст. Інструмент MyPDFDone «Заповнити PDF-форму» знаходить їх автоматично: торкніться виділеного поля, щоб заповнити його, ставте прапорці й вибирайте варіанти.
- Пласкі форми — це просто надруковані лінії без полів. На них теж можна писати: інструментом «Текст» розмістіть текст на кожній лінії, а інструментом «Позначка» відмітьте клітинки.
- Додайте дату й своє ім’я друкованими літерами там, де цього вимагає документ. Інструмент «Дата» вставляє сьогоднішню дату одним дотиком.
Підписувати наостанок — добра звичка для будь-якого підпису й обов’язкова для підпису із сертифікатом: цифровий підпис охоплює документ у тому вигляді, який він мав у момент підписання, і все додане пізніше позначається як зміна.
Поради з безпеки під час онлайн-підпису
- Прочитайте кожну сторінку перед підписанням. Перевірте імена, дати, суми й усі додатки, на які посилається документ.
- Користуйтеся надійним сервісом. З’ясуйте, як він поводиться з файлами. MyPDFDone передає файли через HTTPS, зберігає їх закрито й автоматично видаляє через 2 години після завантаження.
- Не залишайте зображення підпису де завгодно. Якщо ви завантажуєте фото підпису, зберігайте оригінал у надійному місці й не вставляйте його в документи, які не збираєтеся підписувати.
- Надсилайте підписаний файл лише тим, кому треба. Видимий підпис можна скопіювати з PDF так само, як із ксерокопії.
- Ставте пароль на чутливі документи. Якщо в підписаному файлі є особисті чи фінансові дані, поставте пароль на відкриття в інструменті «Захистити PDF» і передайте пароль іншим каналом, наприклад SMS.
- Зберігайте власну копію. Збережіть підписаний PDF і лист чи повідомлення, яким ви його надіслали. Цей запис — частина доказів того, що ви підписали документ.
- Використовуйте підпис із сертифікатом, коли треба довести відсутність змін. Якщо вам чи іншій стороні потрібно показати, що документ ніхто не змінював після підписання, простий підпис для цього не підходить.
Якщо підписаний файл завеликий для вкладення, подивіться, як зменшити розмір PDF для пошти. А якщо перед підписанням треба змінити текст документа, простіше може бути конвертувати PDF у Word.
Поширені питання
У США закон ESIGN і закони штатів на основі UETA для більшості угод надають електронному підпису такої ж сили, як і власноручному. Право ЄС (eIDAS) каже, що електронний підпис не можна відхилити як доказ лише тому, що він електронний. Є винятки, як-от заповіти та деякі судові й сімейні документи. Це загальна інформація, а не юридична консультація.
Електронний підпис — це будь-який електронний знак наміру підписати, наприклад намальоване чи надруковане ім’я. Цифровий підпис — це конкретна технологія: він використовує сертифікат і криптографію, щоб підтвердити, хто підписав, і виявити будь-яку зміну документа після підписання.
Видиме зображення підпису можна скопіювати, як і підпис із паперової ксерокопії. Тому важливо, кому ви надсилаєте підписані документи, і тому для важливих угод часто використовують процес підписання, що фіксує особу й час, або підпис із сертифікатом.
До. Спершу заповніть усі поля, дати й прапорці, перевірте весь документ і лише наостанок поставте підпис. Для цифрових підписів із сертифікатом це ще важливіше: зміни після підписання позначаються або роблять підпис недійсним.
Ні. Інструмент MyPDFDone «Підписати PDF» додає на сторінку візуальний електронний підпис (намальований, надрукований або завантажений). Якщо документ вимагає цифрового підпису із сертифікатом або кваліфікованого підпису в ЄС, скористайтеся послугами постачальника сертифікатів або надавача довірчих послуг.
Зберігайте власну копію підписаного файлу, надсилайте її лише тим, кому вона призначена, і поставте пароль на відкриття, якщо в ній є особисті дані. Для документів, де підробку треба довести, правильний інструмент — цифровий підпис із сертифікатом: будь-яка пізніша зміна стане помітною.